CRGGID Projet CRGGID - Contexte et autres infos

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Note préalable : les informations de ce document ont été collectées d’une part dans une volonté de situer le projet CRGGID dans un cadre plus global et, d’autre part, dans le but de préciser le contexte des différentes activité qui lui sont liées. Il est sujet à modifications.

Inforoute gouvernementale

Mandataire

Secrétariat du Conseil du trésor en coordination avec l’ensemble des ministères et des organismes gouvernementaux.

Cadre général

S’insère parmi les efforts gouvernementaux visant à moderniser la fonction publique du Québec. L’inforoute gouvernementale fait plus spécifiquement appel à une utilisation stratégique des nouvelles technologies de l’information et des communications.

Buts/Objectifs

Donner aux citoyens et aux entreprises du Québec le plus large accès possible à l’information et aux services gouvernementaux et notamment, lui permettre de transiger avec lui par voie électronique, de façon sécuritaire, en tout endroit et à toute heure.
Améliorer la performance interne des services publics.

L’inforoute gouvernementale est constituée de l’ensemble des moyens qui permettent d’atteindre ces buts.

Chantier en ingénierie documentaire

Mandataire

Secrétariat du Conseil du trésor

Cadre général

S’insère dans le cadre du plan d’action de l’inforoute gouvernementale.

Buts/Objectifs

Développer un ensemble de ressources et de services applicables à la gestion des documents électroniques au gouvernement.
Plus spécifiquement, ces ressources et services visent à soutenir le développement et la mise en œuvre de procédures administratives requises pour assurer la gestion des documents électroniques tout au long du cycle de vie, depuis leur création ou réception, jusqu’à leur élimination ou versement.

Extrait

«Ce chantier a pour objectif de développer un ensemble de ressources et de services pour soutenir les processus de travail inhérents à la gestion de l’information gouvernementale. Ces processus concernent le développement et la mise en œuvre des procédures administratives requises dans le cycle de vie des documents électroniques depuis leur création ou réception, jusqu’à leur élimination ou versement aux Archives nationales du Québec ou à la Bibliothèque nationale du Québec, selon qu’ils sont publiés ou non.»

Source : Gestion des ressources informationnelles. Ingénierie documentaire.http://www.autoroute.gouv.qc.ca/dossiers/ingenierie.htm

Sur les travaux

Les travaux du chantier débutés à l’été 1997 ont mené à la réalisation d’une stratégie de développement en ingénierie documentaire dans le contexte inforoutier. Issue de ces travaux, une collection de 20 documents expose la problématique particulière du document électronique et suggère des solutions, des normes et des règles pour répondre aux besoins des organisations.

Lien pour accéder aux 20 documents: http://www.autoroute.gouv.qc.ca/publica/pub_ingenerie.htm

Sur l’Ingénierie documentaire

Extrait

«Le terme ingénierie documentaire désigne un ensemble de ressources et de services qui supportent diverses activités du travail dans ou avec un document à toute étape de son cycle de vie (de sa création à son archivage ou à sa destruction). L’ingénierie documentaire est un effort organisé pour trouver et mettre en œuvre les meilleures façons de structurer l’information, de la décrire, de la valider, de la conserver, de la repérer et de l’exploiter.»

Source : Conseil du trésor. La gestion des documents adaptée à l’inforoute gouvernementale. Rapport synthèse du Chantier en ingénierie documentaire. Collection en ingénierie documentaire : 1. Janvier 1999.http://www.tresor.gouv.qc.ca/doc/acrobat/ingenierie1.pdf

Cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents (CRGGID)

Mandataire

Plusieurs intervenants dans ce projet dont le Groupe de recherche en documents structurés (GRDS).

Les différents intervenants

Ministère de la Culture et des Communications (MCC)

Porteur du dossier du Cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents. Les autorités du MCC assument la direction en collaboration avec le Sous-secrétariat à l'inforoute gouvernementale et aux ressources informationnelles (SSIGRI).
Sous-secrétariat à l'inforoute gouvernementale et aux ressources informationnelles (SSIGRI)

Les autorités assument la fonction de direction en collaboration avec le MCC. Le personnel collabore avec les ANQ afin d'atteindre les objectifs visés par le développement du Cadre de référence.
Archives Nationales du Québec (ANQ)

Assurent la fonction de chargés de projet et président les comités directeur et de pilotage.
Bibliothèque nationale du Québec (BNQ) Membre du comité directeur et collabore avec les Archives Nationales pour définir une approche commune de sauvegarde des documents. La BNQ a un projet de dépôt légal pour les publications électroniques.
Autres intervenants

D’autres intervenants sont impliqués dans le projet a différents niveaux, entre autres : le ministère des Relations avec les citoyens et de l'Immigration, le Sous-secrétariat aux services gouvernementaux (SSSG), le Sous-secrétariat au personnel de la Fonction publique (SSPFP), le Groupe des responsables en gestion des documents (GRGD), l’'École de bibliothéconomie et des sciences de l'information (EBSI) de l'Université de Montréal et le Groupe de recherche sur les documents structurés (GRDS)

Cadre général

S’insère dans le cadre du plan d’action du chantier en ingénierie documentaire

Buts/Objectifs

Développer un cadre de référence pour la gestion intégrée des documents numériques et papier applicable à l’ensemble de l’administration publique québécoise.

Contexte

Une démarche d’élaboration d'un Cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée a été proposée suite à un rapport du Groupe des responsables en gestion des documents (GRGD) produit dans la foulée des travaux du chantier en ingénierie documentaire. Le rapport mettait en relief les difficultés liées à la gestion des documents numériques, comparativement à la gestion des documents papiers. Ainsi, pour pallier au manque d’outils et de savoir-faire, causes premières de ces difficultés, l’idée est venue d’élaborer une méthodologie pour la gestion intégré des documents de tout supports et plus particulièrement des documents numériques. La production d’un tel outil vise à aider les ministères et organismes à mieux gérer le cycle de vie des documents numériques qu’ils produisent, que ceux-ci soient issus de logiciels bureautiques, de systèmes informatiques ou d'imagerie.

Implication du GRDS

Le Groupe de recherche en documents structurés (GRDS) à été mandaté pour participer à la réalisation de la dite méthodologie, de même que pour la modélisation en schémas XML de métadonnées gouvernementales et de fiches de programmes et services.

Extrait

«Le premier objectif est de développer un Guide en gestion intégrée des documents pour l'ensemble des besoins gouvernementaux.

(...)La préoccupation dominante est de favoriser l'ajustement au progrès majeur que constitue la Loi 161. Des prototypes seront développés avec des ministères ou organismes différents afin de concevoir ou d'affiner les meilleures pratiques recommandées. Lorsque des règles d'affaires seront identifiées, elles pourront être représentées en schémas XML pour être véhiculées et sanctionnées dans le fonctionnement des services communs en réseau.

Le point central du Guide est de permettre un enregistrement institutionnel du document, via une interface Web, à partir de toute application où un document a été créé ou reçu.»

Source : Parent, Richard. L'ingénierie documentaire : nature, portée, orientations normatives. 2001.

http://www.autoroute.gouv.qc.ca/publica/pdf/coll18-description.pdf

Modélisation XML des profils de métadonnées gouvernementales (Cas d'application MRCI-1)

Mandataire

Groupe de recherche en documents structurés (GRDS)

Cadre général

S’inscrit dans le développement du Cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents (CRGGID).

Cadre spécifique

Les profils de métadonnées gouvernementales constituent le cas d'application MRCI-1

Buts/Objectifs

Modéliser en XML les profils de métadonnées gouvernementales élaborées dans le cadre du chantier en ingénierie documentaire et produire des formulaires pour l’évaluation des modèles.

Contexte

Un premier effort de modélisation avait été fait lors de la production du rapport de recherche-consultation XML en route au gouvernement du Québec. Le mandat actuel concernant ce livrable vise à parfaire les profils des modèles développés dans le cadre de ce projet en éliminant les problèmes/erreurs détectés et en y apportant des raffinements.

Lien : XML en route au gouvernement du Québec. Rapport de recherche-consultation réalisée pour le Secrétariat du Conseil du trésor du Québec par Yves Marcoux… [et al.]. Québec. Gouvernement du Québec. 2001.http://www.autoroute.gouv.qc.ca/publica/pub_ingenerie.htm

Sur les métadonnées gouvernementales

Les métadonnées auxquelles nous faisons référence ont d’abord été identifiées comme métadonnées pan-gouvernementales dans le cadre des travaux du Chantier en ingénierie documentaire. L’utilisation de ces métadonnées pour tout document gouvernemental a été jugé souhaitable par le Chantier, puisqu’elles permettent d’uniformiser et de faciliter leur gestion et leur repérage. Les documents décrivant ces métadonnées sont :

Lignes directrices pour la description d'un document de référence aux fins de conservation et de diffusion http://www.tresor.gouv.qc.ca/doc/acrobat/ingenierie6.pdf.
Lignes directrices pour la description d'un document de transaction enregistré à des fins de conservation http://www.tresor.gouv.qc.ca/doc/acrobat/ingenierie7.pdf.

Fiches de programmes et services (Cas d'application MRCI-2)

Mandataire

Groupe de recherche sur les documents structurés (GRDS)

Cadre général

S’inscrit dans le développement du Cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents (CRGGID).

Cadre spécifique

Les fiches de programmes et services constituent le cas d’application MRCI-2. Les cas d’application visent à valider les schémas XML développé, ceux faisant partie du volet applicatif de la méthodologie.

Détails sur le cas d’application MRCI-2

Des fiches informatives sur les programmes et les services offerts par le gouvernement ou les organismes qui lui sont rattachés sont regroupées dans une base de données. Cette base de données constitue le Répertoire des programmes et des services du gouvernement du Québec, lequel est administré par Communication-Québec (qui relève du MRCI) avec le soutien des ministères et organismes. Ainsi, le Répertoire comprend des fiches qui traitent, entre autres, de programmes d'aide, d'allocations, de rentes, de permis et d'enregistrements. Ces fiches offrent aussi des hyperliens vers les sites et les formulaires en ligne des ministères et des organismes.

But/Objectif

Montrer qu’il est possible de convertir cette base de données en XML

Mandat du GRDS

Développer un schéma XML visant à définir la structure d’une fiche de programmes et services (ce qu’une fiche aurait l’air si on devait l’écrire en XML).
Développer un prototype de Service de formulaire afin d’offrir un environnement de saisie de fiche (n’importe quelle, programmes et services, fiche de métadonnée) pour valider le schéma. Les fiches de saisie créées seront contenues dans une voûte.

Détails sur les Fiches de programmes et services de Communication-Québec

Les informations sur un programme ou un service sont regroupées au sein d'une fiche qui constitue l'unité documentaire de base. Une fiche ne traite que d’un seul sujet, mais un même sujet peut être représenté sous différentes fiches selon l’activité qu’il génère.

Par exemple, pour un permis de conduire, on peut retrouver différentes fiches selon la démarche (requête) que l’on désire effectuée : son obtention, sa résiliation, son remplacement en cas de perte, etc.

La structure d’une fiche est constituée d’attributs pré-identifiés sous lesquels sont regroupé les informations selon leur nature. Les informations de même nature se retrouvent ainsi toujours sous les mêmes attributs d’une fiche à l’autre, ce qui facilite la compréhension et le repérage d’information.

Création d’un schéma XML pour l’enregistrement institutionnel d’un document

Mandataire

Groupe de recherche en documents structurés (GRDS)

Cadre général

CRGGID

Buts/Objectifs

Développer un schéma XML pour l’enregistrement institutionnel d’un document gouvernemental.

Sur l’enregistrement institutionnel

L’enregistrement institutionnel est un processus d’affaires que l’on retrouve dans de nombreux systèmes. Tout document réutilisable ou faisant autorité est susceptible d’être enregistré de façon à le faire exister « concrètement ». Au gouvernement, un tel document reçu ou référencé, lorsqu’enregistré, obtient un statut de document institutionnel et, à ce titre, doit nécessairement faire l’objet d’orientations et de pratiques définies.

Le processus d’enregistrement constitue le mode principal d’alimentation en données des systèmes d’information gouvernementaux. Ces données sont traités par les systèmes et conservés pour un usage ultérieur. Par exemple, certaines données se retrouveront dans des répertoires et des registres gouvernementaux et l’on ne saurait compromettre l’exactitude de cette information sans conséquences importantes, voire graves. L’enregistrement institutionnel est donc un sous-processus critique dans l’activité gouvernementale.

Il est aussi un facteur important dans une stratégie de conservation gouvernementale, puisque « La clé de la conservation est une procédure d’enregistrement qui place les documents à conserver dans une structure institutionnelle.». Le processus d’enregistrement permettant l’intégration de pratiques de conservation (comme l’utilisation de métadonnées de conservation), il joue un rôle important dans le bon fonctionnement de l’inforoute : « L’intégration de pratiques de conservation au fonctionnement de l’inforoute est un enjeu clé reconnu de la modernisation de l’État. ».

(Source pour les citations : Parent, Richard. L’ingénierie documentaire : nature, portée, orientations normatives. Québec. Gouvernement du Québec. Secrétariat du Conseil du trésor. 2001 http://www.autoroute.gouv.qc.ca/publica/pdf/coll18-description.pdf )

Notes de référence

Pour être enregistrable...

« Pour être enregistrable, un document versé ou référencé doit être accompagné de sa fiche de métadonnées sous forme d’un formulaire électronique dans lequel ont été saisies ou transférées des valeurs d’attribut composant un profil de métadonnées. Un profil de métadonnées se compose d’informations pour nommer, identifier, décrire et classifier les documents au moment de leur enregistrement. »

(Source : Profils de métadonnées pour les documents gouvernementaux. Présentation révisée suite à la comparaison avec e-GMS version 2. S:\profils-metadonnees\profil-doc-reference)

Sur les documents de référence et de transaction

Définitions

Document de référence : document permettant d'acquérir une information générale pertinente à la réalisation d'un processus de travail. Exemples : étude, volume, publication, information publicitaire, communiqué, formulaire, spécification technique, catalogue et répertoire.
Document de transaction : document établissant certaines informations relatives à un échange entre deux parties et liant par signature une responsabilité de portée juridique ou financière entre les parties. Exemples : déclaration de revenus, demande de renouvellement de permis de conduire soit sur papier, soit par messagerie électronique.

Source: Conseil du trésor. La gestion des documents adaptée à l’inforoute gouvernementale. Rapport synthèse du Chantier en ingénierie documentaire. Collection en ingénierie documentaire : 1. Janvier 1999. Glossaire http://www.tresor.gouv.qc.ca/doc/acrobat/ingenierie1.pdf