Cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents

Table des matières

Avant propos

1. Pourquoi lire ce document

2. Comment lire ce document

3. Pourquoi ce document a été produit

4. Comment ce document à été produit

4.1. Autorité responsable du Guide et mécanismes de mise à jour

5. Structure du document et parcours de lecture

I. Introduction

1. Aperçu général

1. Problématique et objectif

2. Mandat

3. Réalisation

4. Finalité de la méthodologie élaborée

5. Aperçu du modèle général de gestion documentaire

6. Modulation en fonction du contexte québécois

7. Structure du Cadre de référence

8. Éléments préconisés dans ce Cadre de référence

9. Recommandations au Gouvernement du Québec

10. Problématique générale

10.1. Qu'est-ce qu'un document numérique?

10.2. Les caractéristiques et particularités du document numérique

10.3. Les principales préoccupations des archivistes face aux documents numériques

11. Historique du projet : travaux préalables au gouvernement du Québec

12. Rencontres avec les intervenants (à mettre en annexe)

12.1. Réunion du 16 décembre 2003 aux ANQ (Québec)

2. Principaux projets et initiatives en cours à travers le monde

1. Vers une gestion documentaire intégrée: les nouvelles pratiques

1.1. L'évaluation et la classification

1.2. La modélisation des processus d'affaires

1.3. Les métadonnées

1.4. Le système de gestion des documents numériques

1.5. La préservation

1.6. Le cadre d'intervention pour la gestion des documents numériques

1.7. Conclusion

2. Gouvernement en ligne

3. ISO-15489 et le manuel DIRKS

3.1. La norme ISO-15489

3.2. DIRKS

4. L'exemple du projet albertain

5. Autres travaux marquants

5.1. Indiana University Electronic Records Project

5.2. Effective Records Management Project (ERM, Université de Glascow)

5.3. Kansas State Historical Society @@

5.4. La norme DoD 5015.2

5.5. MoReq SPECIFICATION

5.6. Functional Requirements for the Electronic Records Management System

5.7. Volet « authenticité » du projet InterPARES

5.8. Volet « préservation » du projet InterPARES

5.9. OAIS - Reference Model for an Open Archival Information System - ou la norme ISO-14721:2003

5.10. VERS - Victorian Electronic Record Strategy

5.11. POPM (Persistent Object Preservation Model)

5.12. Les travaux qui définissent des profils de métadonnées.

3. Environnement gouvernemental québécois

1. Mots clefs:

1.1. Législation et réglementation québécoise

1.2. Politiques et directives

2. Contexte normatif

3. Contexte administratif

3.1. Contraintes organisationnelles (politiques)

3.2. Contraintes budgétaires

3.3. Environnement informationnel (gestion documentaire)

3.4. Environnement technologique et matériel

3.5. Environnement humain : gestion du changement et formation

4. Synthèse du contexte et de l'existant

II. Méthodologie

5. Pourquoi une méthodologie ?

1. D'abord qu'est-ce que c'est ?

2. Méthodologie d'ingénierie de systèmes d'information

3. Qu'est-ce qu'un parcours méthodologique?

6. Concepts de base: de quoi on parle ?

1. Collectivités, l'institution comme structure administrative

2. La notion de document

3. Technologies du document

4. La gestion documentaire dans l'institution

7. Modèle de la gestion documentaire au gouvernement du Québec

1. Modèle général de la gestion documentaire

2. Rappel des spécificités gouvernementales québécoises

3. Modèle général de la gestion documentaire au gouvernement du Québec

4. Un mot sur l'impartition

5. Un mot sur la conservation à long terme

8. Considérations méthodologiques générales

1. Points pertinents de ISO-15489

2. Considérations de gestion de projets

3. Bien identifier les contraintes de son propre projet

9. Parcours méthodologiques

1. Parcours préalable: comment commencer?(segment de l'AEG)

2. Intervention rétrospective

3. Intervention prospective dans un processus d'affaires générateur de séries de documents

4. Migration d'un système informatisé existant (MRCI-2)

5. Migration d'un système papier existant

6. Gestion de documents produits manuellement

6.1. Qu'entend-t-on par documents produits manuellement

6.2. Agir dès la création

6.3. Problématique papier/numérique

6.4. Stratégies de gestion des documents à la pièce

6.4.1. L’enregistrement institutionnel

6.4.2. Les métadonnées

6.4.3. La gestion des répertoires et des fichiers

6.4.4. Les espaces collaboratifs de travail

6.4.5. L’exploitation des fonctions d’outils logiciels

6.4.6. Exemples de workflows

6.5. La question des courriels

6.6. La mise en oeuvre des stratégies

7. Intégration d'un outil de gestion documentaire (LiveLink, SharePoint, etc.) avec la gestion documentaire d'entreprise

8. Introduction de la gestion documentaire autour d'un système existant « intouchable » (COBA)

III. Outils préconisés

10. Établissement des responsabilités administratives et juridiques

1. Les fondements des responsabilités administratives ou juridiques

2. Domaines et niveaux de responsabilité

3. Une démarche pour l'établissement des responsabilités

11. Introduction du concept d'enregistrement institutionnel dans les systèmes administratifs

1. Introduction

1.1. Objectif de l'enregistrement institutionnel

1.2. Principaux concepts

1.3. L'enregistrement institutionnel et la gestion documentaire

2. Caractéristiques du service gouvernemental d'enregistrement institutionnel

3. Le processus d'enregistrement institutionnel

4. Les métadonnées d'un enregistrement

5. Le contenu d'un enregistrement

5.1. Les constituants de la ressource

5.2. Les métadonnées de la ressource

6. Responsabilité des acteurs et ententes de collaboration

7. Nature des documents et niveau d'enregistrements

8. Le service d'enregistrement institutionnel dans l'infrastucture gouvernementale

12. Modélisation ebXML des processus administratifs

1. Introduction

1.1. Objectif de la modélisation

1.2. Principaux concepts

1.3. Modélisation des processus d'affaire et gestion documentaire

2. Présentation d'ebXML

2.1. Les processus d'affaire (ebBPSS)

2.2. Les profils de collaboration (CPP)

2.3. Les ententes de collaboration (CPA)

3. Scénario d'utilisation

4. Comment modéliser les processus d'affaires

5. Exemple d'une modélisation d'un processus d'affaire

5.1. Le cas de l'enregistrement institutionnel

6. Implémentation de la norme

7. Outils de modélisation ebXML

13. Registre-référentiel ebXML

14. Métadonnées gouvernementales

15. Schèmes de classification gouvernementaux

16. Calendriers de conservation

17. Signature numérique

1. Modélisation du profil de métadonnées pour les documents de transaction

1.1. Qu'est ce qu'un document de transaction

1.2. Qu'est ce qu'un profil de métadonnées

1.3. Le profil de métadonnées pour les documents de transaction

1.3.1. Implémentation des métadonnées pour les documents gouvernementaux

1.3.2. Implémentation d'XML Signature

18. Habilitation et contrôle d'accès

1. Introduction

1.1. Objectif

1.2. Principaux concepts

1.3. Contrôle d'accès et gestion documentaire

2. Cadre de sécurité

3. Modèles d'habilitation traditionnels

3.1. Modèle basé sur la notion de groupes (ACL)

3.2. Modèle basé sur la notion de rôles (RBAC)

4. La norme XACML

4.1. Objectifs

4.2. Relation avec les autres normes

4.3. Syntaxte

4.3.1. Les règles d'autorisation

4.3.2. Le contexte d'accès

4.4. Architecture

4.5. Implantation

4.5.1. Applications et librairies disponibles

4.5.2. Expériences d'implantation XACML

4.6. Des modèles d'habilitation traditionnels au XACML

4.6.1. ACL

4.6.2. RBAC

5. Modèle d'habilitation gouvernemental

5.1. Délégation des pouvoirs

5.2. Élaboration des règles d'autorisation

5.3. Enregistrement et stockage des règles d'autorisation

5.4. Contrôle d'accès

5.5. Gestion des accès

19. Intégration numérique-papier

1. La question des dossiers hybrides

20. Gestion du changement: formation, information

IV. Cas d'application

21. Généralités sur les cas d'application

1. Objectifs généraux

2. Contexte général des cas d'application MRCI-1 et MRCI-2

3. Paramètres de développement

4. Architecture minimales

4.1. MRCI-1

4.2. MRCI-2

5. Déroulement

22. Cas d'application MRCI-1

1. Avant-propos

2. Résumé

3. Contexte

3.1. Contexte gouvernemental

3.1.1. Contexte du dépôt légal des publications diffusées sur Internet

4. Objectifs méthodologiques

5. Description du cas d'application

5.1. Acteurs et rôles

5.2. Prototype

6. Développement des modèles et schémas

6.1. Métadonnées gouvernementales

6.2. Profil de métadonnées pour les documents de référence

6.3. Fiche d'enregistrement institutionnel

6.3.1. Qu'est-ce que ebXML ?

6.4. Formulaire d'enregistrement institutionnel

6.5. Appariement des métadonnées gouvernementales

6.5.1. Automatisation du processus d'enregistrement au dépôt légal

7. Validation des modèles et schémas

7.1. Métadonnées gouvernementales

7.2. Profils de métadonnées pour les documents de référence

7.3. Concept d'enregistrement institutionel

7.4. Fiche d'enregistrement institutionnel

7.5. Validation de l'automatisation

8. Bénéfices et défis

8.1. Méthodologiques

8.2. Techniques

8.3. Problèmes et découvertes

9. Futur développement

10. Bibliographie partielle

23. Cas d'application MRCI-2

1. Avant-propos

2. Contextes

2.1. Contexte général

2.2. Contexte d'affaire actuel

2.3. Contexte d'affaire cible

2.4. Problématique

2.5. Contexte du cas d'application

3. Description du cas d'application

3.1. Objectifs méthodologiques

3.2. Acteurs et rôles

4. Élaboration du processus d'affaire

5. Développement de schémas XML

5.1. Schématisation des fiches des programmes et services

5.1.1. Un schéma cible

5.1.2. Un schéma dégradé

5.2. Schématisation du profil de métadonnées pour les documents de transaction

5.2.1. Appariement des fiches avec le profil des documents de transaction

5.2.2. Validation du profil des documents de transaction

5.3. Validation des schémas

6. La signature numérique

6.1. Place de la signature numérique

6.2. Implémentation de la signature numérique dans le schéma des fiches

6.3. Mécanisme de signature numérique

6.4. Implantation de la signature numérique

6.5. Conclusion

7. Messagerie ebXML

7.1. Contexte d'utilisation

7.2. Implantation de la messagerie ebXML

7.3. Conclusion

8. Migration d'un système existant

8.1. Étapes de migration

8.2. Résultats et conclusions

8.3. Intégration

8.4. Outils utilisés

9. Enrichissement du Thésaurus

10. Modèle d'habilitation

11. Conclusions

11.1. Évolutions futures

12. Revue de la litérature

12.1. Définition du projet

12.2. Migration

12.3. ebXML

12.4. Métadonnées de transaction

12.5. MRCI

13. Glossaire

14. Annexes

V. Conclusion

24. Conclusion

1. Sommaire des recommendations

A. Liste des acronymes

Bibliographie

Glossaire