Guide d'implémentation des métadonnées gouvernementales
Titre provisoire
0.1
2003-11-06
Résumé : Le présent document est une
ébauche de guide d'utilisation des métadonnées gouvernementales. Il vise à fournir les
renseignements nécessaires pour permettent leur utilisation adéquate lors de
l'enregistrement institutionnel d'un document. Le Guide d'utilisation des
métadonnées gouvernementales réfère au @@
Profils de
métadonnées pour les documents gouvernementaux. Présentation revisées suite à la réunion
du 15 mai 2003 du Comité.
Statut : ébauche
Points à éclaircir:
Importation des métadonnées
Liste des schèmes utilisés et utilisables potentiellement
Exemples et figures
Personnalisation des profils
Encodage, HTML, XML, enregistrement institutionnel
Avant-propos
Les métadonnées gouvernementales sont un des outils de gestion documentaire
préconisés par le Cadre de référence gouvernemental en gestion intégré des
documents (CRGGID). Une première vision de ces métadonnées a été élaborée dans
le cadre du Chantier en ingénierie documentaire sous la forme de
lignes directrices
@@ulink pour trois types de documents gouvernementaux : les
documents de référence, les documents de transaction et les messages de courriel. Lorsque
le projet de Cadre de référence gouvernemental débuta, un Comité des
métadonnées, réuni sous les auspices des Archives nationales du Québec, fut formé pour
explorer plus en profondeur la question des métadonnées. Les travaux menés à partir des
Lignes directrices ont permis d'identifier 27 métadonnées pour la
description des documents gouvernementaux lesquelles ont été regroupé dans deux profils :
un profil pour les documents de référence et un profil pour les documents de transaction.
Les messages de courriels ont été abandonnées, ceux-ci pouvant généralement être classés
dans l'une ou l'autre des catégories précédemment citées.
Introduction
But et portée du guide
Le présent document donne de l'information et des directives pour
l'application des métadonnées gouvernementales pour la description des ressources
informationnelles de tout format dans les ministères et organismes gouvernementaux. Cette
application se traduit officiellement dans le monde gouvernemental par l'acte
d'enregistrement institutionnel. Le guide s'adresse aux acteurs et responsables de la
gestion documentaire dans les ministères et organismes gouvernementaux et à toute
personne amenée à utiliser les métadonnées gouvernementales pour la création, la
réception ou l'enregistrement de documents. Il doit être utilisé conjointement avec le
document Profils de métadonnées pour les documents gouvernementaux.
Présentation revisée suite à la réunion du 15 mai 2003 du Comité @@
Le guide se divise en trois parties. La première partie introduit le
concept de métadonnée et présente le projet de métadonnées gouvernementales. La deuxième
partie explique coment utiliser et développer les métadonnées gouvernementales par le
biais de profils existants ou personnalisés. Enfin, la troisième et dernière partie se
consacre aux métadonnées gouvernementales elles-mêmes. C'est à cet endroit que le lecteur
trouvera des exemples illustrant l'utilisation et le développement des propriétés de
métadonnées, voire pour les métadonnées elles-mêmes.
Qu'est-ce
que les métadonnées?
Qu’est-ce qu’une métadonnée? Le concept semble récent, pourtant, les
métadonnées sont utilisées depuis longtemps. Notamment par les bibliothécaires qui, de
tout temps, ont décrit leurs ressources dans des catalogues à l'aide de métadonnées. Le
terme lui-même n'existait pas alors, mais des données comme titre,
auteur et éditeur sont exactement le type
d'information dont on parle quand il est question de métadonnées. En fait, l'on définit
généralement les métadonnées comme étant « des données sur des données » ou plus
clairement, des données qui nous renseignent sur d'autres données, les rends
compréhensibles et permet leur utilisation pertinente. Par analogie, on peut dire que les
métadonnées sont aux données ce que l’étiquette est au contenant. Ainsi, l’étiquette
d’une boîte de pillules affiche certains renseignements utiles comme le nom du
médicament, sa composition, la posologie recommandée, etc. Tous ces renseignements
informent sur le contenu de la boîte et le décrivent de manière à permettre son
utilisation adéquate. Ce sont, en quelque sorte, des métadonnées.
Les métadonnées se présente de différentes façons. Il peut s’agir de texte
libre, de mots-clé ou d’informations aussi banales que le titre d’un document, sa date de
création ou son auteur. Mais il se peut parfois que l'on y retrouve des informations plus
complexes, comme le format d'un fichier, la résolution (s’il s’agit d’une image) ou le
niveau de sécurité qui lui est attribué. Toute ressource d'information, peu importe son
format (par exemple des images, des fichiers sonores, des documents papiers, etc) peut
être décrite à l'aide de métadonnées.
Métadonnées internes et externes
Les métadonnées peuvent se situer à deux niveaux : internes et
externes. Les métadonnées internes peuvent être générées automatiquement par une
application ou saisies par l’utilisateur lui-même. Un document Word, par exemple,
contient de nombreuses métadonnées générées automatiquement par l’application (le type de
document, la taille du fichier, la date de création, etc.) et peut en contenir d'autres,
ajoutées manuellement par l'utilisateur (à l'aide de la fonction
Propriétés du menu Fichier). Quand aux
métadonnées externes, on les nomme ainsi parce qu'elles sont gérées dans un système
externe au contenu : par exemple, un catalogue de bibliothèque. On dit alors que les
métadonnées sont externes aux ressources qu’elles décrivent.
Des métadonnées pour les ressources numériques
De façon générale, le terme de métadonnée est associé à l'environnement
numérique et plus particulièrement à la description des ressources du web. Si les
métadonnées existaient bien avant Internet et le Web, ce n'est qu'avec l'augmentation
grandissante des ressources en ligne (bibliothèques numériques, édition électronique,
etc.) que s'est développé un intérêt mondial pour des normes descriptives et de nouvelles
pratiques aptes à améliorer la recherche d'information. De même pour les organismes
privés et publics pour qui la masse sans cesse croissante de documents numériques créés
dans leurs activités quotidiennes cause de sérieux maux de tête! Surtout que, de plus en
plus, ces documents sont conservés dans leur format original, certains d'entres eux ne se
matérialisant même plus sur support papier durant tout leur cycle de vie!
Les documents numériques que l'on crée à l'aide d'application
bureautiques ou autre contiennent de nombreuses métadonnées implicites ou explicites,
comme nous l'avons vu précédemment avec notre document Word. Dans le cas des pages web,
les métadonnées sont souvent internes et se situent dans le code source lui-même. Les
métadonnées d'un document HTML, par exemple, se situent généralement entre les balises
<HEAD> dans l'en-tête du document, comme le montre l'exemple suivant :
Métadonnées
<head>
<meta name="title" content="L'Énergie au Québec">
<meta name="keywords" content="Énergie,électricité,gaz naturel,pétrole,énergie nouvelle">
<meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=iso-8859-1">
</head>
On remarque dans cet exemple que les métadonnées se divisent en deux
parties. La première partie, le nom, précise la caractéristique décrite :
meta name="title" . La deuxième partie, le contenu,
contient l'information au sujet de la caractéristique décrite : content="L'Énergie au Québec". L'ensemble de ces deux parties
constituent l'unité de base des métadonnées. On appelle cette unité de base
élément de métadonnées.
Pourquoi utiliser des métadonnées?
Les métadonnées ont plusieurs applications que l'on peut rassembler sous
deux grandes fonctions : d'une part, elles favorisent le repérage de l’information, son
partage et sa réutilisation. D'autre part, elles aident à la préservation et la
conservation des données. Ainsi, dans le monde papier, elles sont souvent utilisées pour
décrire le contenu d'une ressource ou d'une collection, comme le font les bibliothécaires
en cataloguant leurs ressources. Dans le monde numérique, les métadonnées de description
aident les moteurs de recherche et d'indexation à mieux "comprendre" le contenu d'une
page, ce qui augmente la précision des recherches. Dans l'exemple précédent, les
métadonnées nous indiquent le titre de la page Web, quelques mots-clés
(keywords) pour le moteur de recherche, le type de contenu (texte
html) et la forme d'encodage (iso-8859-1)du texte.
Également, les métadonnées jouent un rôle important pour la préservation
de l'authenticité et de l'intégrité des documents numériques tout au long du cycle de
cycle de vie. Grâce à elles, on peut garder une trace du "parcours" d'un document et des
différentes manipulations qu'il subit, notamment les opérations liés à sa conservation.
Les métadonnées peuvent également servir à "sécuriser" une ressource, par exemple, en
définissant pour celle-ci des droits d'utilisation. Bref, les métadonnées ont tout un tas
d'utilité mais elles n'atteignent leur plein potentiel que si tous les acteurs d'un même
environnement partagent une définition et une nomenclature commune. C'est ce qu'on
appelle l'interopérabilité.
Question d'interopérabilité
Un système informatique est interopérable lorsqu'il a la capacité de
communiquer, ou de fonctionner, avec un autre système, que ses programmes peuvent
partager des données et des ressources. Si l'on revient à nos métadonnées, cet efficacité
d'échange est impossible à atteindre si, par exemple, la métadonnée "auteur" d'une
ressource est appellée dans un ministère X Auteur, dans un ministère
Y Créateur et dans un organisme Z Author. Ces
trois entités ne pourront échanger leur information qu'après concertation et
développement de passerelles de conversion. La chose est tout aussi vraie s'ils
souhaitent échanger des données avec le monde extérieur. Ainsi, plus il y a d'entités qui
partagent un langage commun, plus les échanges peuvent être fructueux. C'est de ce
constat qu'est né le Dublin Core Metadata Initiative (DCMI) dont le
modèle a inspiré les profils de métadonnées gouvernementales.
Pourquoi des métadonnées gouvernementales?
Une des premières utilités des métadonnées dans un contexte gouvernemental
est d'assurer un meilleur contrôle des documents et plus particulièrement des documents
numériques. Comme partout ailleurs, le volume de documents numériques créés, diffusés ou
reçus au sein du gouvernement ne cesse de croître. Actuellement, la plupart de ceux-ci
sont conservés sur des postes de travail individuels, dans des répertoires personnels.
Comment faire pour éviter que des documents officiels et utilisés dans des processus
d'affaires se retrouvent dans cette position ? Une des solutions est de transférer la
responsabilité du document hors du contrôle individuel au profit du contrôle
institutionnel. On y arrive en enregistrant institutionnellement la ressource. Lors d'un
enregistrement institutionnel, le document est sauvegardé dans un espace virtuel
déterminé avec les données qu'il contient (son contenu) et les éléments d'informations
(les métadonnées) nécesssaires à son repérage, sa conservation et sa manipulation.
Aussi, comme tous les documents gouvernementaux, les documents numériques
doivent être en mesure de répondre aux exigences des lois québécoises en vigeur et plus
particulièrement à La loi concernant le cadre juridique des technologies de
l'information (L.Q. 2001 c.32). Cette loi, entres autres choses, établit
l'équivalence fonctionnelle des documents et leur valeur juridique, quels que soient les
supports. Le profil de métadonnées pour les documents de transaction permet de satisfaire
aux exigences relatives à la préservation de leur valeur probante, c'est-à-dire leur
intégrité et leur authenticité.
Enfin, l'espace Web est de plus en plus utilisé au gouvernement (comme
partout ailleurs) pour fournir de l'information et des services au citoyens. C'est ce
qu'on appelle le gouvernement en ligne ou
e-governement. L’importance des métadonnées dans un tel contexte est
reconnue de façon croissante par les gouvernements à l’échelle mondiale. D'abord parce
que'une bonne description des ressources permet aux gens de localiser plus rapidement et
plus efficacement les informations qu'ils désirent lorsqu'ils naviguent sur les sites
gouvernementaux. Ensuite, parce que les métadonnées facilitent également la gestion des
ressources misent en ligne et, lorsqu'elles sont utilisées de façon normalisée,
favorisent l'interopérabilité.
Ainsi, que ce soit pour la description de leurs ressources en ligne ou de
leurs documents numériques créés dans le cadre de leurs activités, un ensemble de plus en
plus grand de gouvernements, (le Canada, l'Australie, le Royaume-Uni, les États-Unis, de
la Finlande, etc.) utilisent les métadonnées dans une forme normalisée. Ainsi, pour
mettre en place son programme de modernisation de l'État, le gouvernement brittanique
publiait en mai 2003 une deuxième version du
e-Government Metadata
Standard
en arguant du fait que la structuration et la conformité
des métadonnées est nécessaire à travers l’ensemble des organismes du gouvernement.
Qu'est-ce que les profils de métadonnées gouvernementales ?
Les profils de métadonnées pour les documents gouvernementaux totalisent
un ensemble de 27 métadonnée répartis dans deux profils : un profil pour les documents de
référence et un profil pour les documents de transactions. Ces deux profils sont bâtis de
manière à couvrir la plupart des aspects spécifiques à ces deux types de documents. Les
métadonnées gouvernementales sont basées sur le standard Dublin Core.
Certains éléments du Dublin Core sont repris intégralement, alors que
d'autres ont été développées sur la même base et en s'inspirant de diverses expériences,
plus particulièrement les profils de l'Australian Government Locator
Service (AGLS) et du e-Government Metadata Standard
(Grande-Bretagne) (e-GMS)
Les profils de métadonnées sont présentés de façon unifiée dans le
document
@@Profils de métadonnées
pour les documents gouvernmentaux. Présentation revisée suite àla réunion du 15 mai 2003
du Comité.
Le Dublin Core Metadata Initiative
Le
Dublin
Core Metadata Initiative
(DCMI) est un jeu de 15 métadonnées destinées
originellement à la description des pages Web. La liste de ces métadonnées fut définie en
1995 par des équipes (du monde des bibliothèques et de la publication) impliquées dans la
sémantique du Web lors d'un atelier à Dublin (Ohio). Le Dublin Core (DC) n'est pas une
norme mais une initiative internationale, basée sur un consensus et entièrement ouverte.
Si le DC définit des métadonnées, il ne décrit pas la façon de les représenter en
pratique et offre, de ce fait, une grande liberté d'utilisation. Dans la réalité, on
remarque deux principales méthodes d'utilisation : inclure les métadonnées dans les
ressources ou les enregistrer dans une fiche à part, liée d'une façon quelconque à la
ressource. Selon les besoins, l'une ou l'autre méthode conviendra le mieux.
Supporté par le W3 Consortium depuis 1998, le Dublin Core est devenu en
2003 une norme ISO (en voie de publication). Le standard DC est en outre le format
minimum de l'Open Archives Initiatives (OAI) qui permet, via l'interopérabilité des
serveurs, l'exposition et la récolte de métadonnées. Il a également été récemment
approuvé par le National Information Standards Institute (NISO) comme standard numéro
Z39.85 et par l'American National Standards Institute (ANSI) sous le numéro
Z39.85-2001.
Éléments de métadonnées Dublin Core
Dans le monde Dublin Core, on appelle Éléments
(Elements) les champs de métadonnées. Chaque élément est en lui-même une
métadonnée. Les 15 métadonnées Dublin Core peuvent être répartis en 3 groupes :
Éléments de métadonnées Dublin Core
Contenu
Propriété intellectuelle
Administratif
Titre /
Title
Créateur / Creator [auteur]
Date
Sujet / Subject
[mots-clés]
Editeur / Publisher
Type
Description
[résumé]
Contributeur / Contributor
Format
Source [référence
originelle]
Droits / Rights
Identifiant / Identifier
Langue /
Language
Relation [autre(s) source(s) en
rapport]
Couverture / Coverage
[spécification spatio- temporelle]
Principes du Dublin Core
Les éléments de métadonnées Dublin Core sont basés sur trois principes
fondamentaux :
Chaque élément est optionnel et répétable
Les éléments peuvent apparaître dans n'importe quel ordre
L'usage du vocabulaire contrôlé est possible (à l'aide des
qualificatifs)
Chaque élément (ou métadonnée) Dublin Core peut être préciser à l'aide
de « qualificatifs », appellés en anglais Qualifiers. On trouve deux
types de « qualificatifs » : les enrichissements (Refinement) et les
schème d'encodage (Encoding Schemes). Les enrichissements
correspondent à l'aspect sémantique d'un terme alors que les schèmes d'encodage sont
plutôt d'ordre syntaxique. Une liste de
qualificatifs
recommandés (en anglais) par l'Initiative de métadonnées du Dublin
Core (IMDC) a été émise en juillet 2000.
Si le modèle Dublin Core devait être représenté graphiquement de façon
abstraite, voici ce dont il aurait l'air :
Modèle abstrait Dublin Core
Avantages du Dublin Core
Dans un contexte de e-governement, se doter de
métadonnées compatibles avec Dublin Core est un choix stratégique important. Plusieurs
caractéristiques du modèle DC justifient ce choix :
Compatibilité avec les standards
internationals
L'initiative Dublin Core a été approuvée comme norme ANSI sous le
numéro Z39.85-2001 et comme norme ISO sous le numéro 15836 (elle est actuellement en voie
de publication). Plusieurs gouvernements l'ont adopté, notamment les gouvernements
canadien, australien et britannique.
Simplicité
Le modèle est facile à utiliser.
Exensibilité
On peut répéter ou qualifier des éléments pour étoffer
l'information désirée. L'on peut aussi créer des extensions locales. Il est admit que le
Dublin Core ne couvre pas tous les besoins, puisqu'il s'agit essentiellement de
métadonnées descriptives mais l'on peut alors s'en servir comme d'un noyau pour mettre au
point ses propres besoins.
Flexibilité
Le modèle est suffisament général pour être utilisé dans
plusieurs disiplines.
Indépendance vis-à-vis des
systèmes
Le Dublin Core peut être utilisé dans n'importe quel système et
conserve les mêmes significations et ce, peu importe les disciplines.
Caractéristiques des métadonnées gouvernementales
Comme le modèle Dublin Core, les métadonnées gouvernementales peuvent être
développées pour répondre à des besoins spécifiques. On peut donc qualifier les
métadonées gouvernementales pour en préciser le sens ou imposer une syntaxe. Dans le
modèle gouvernemental, les qualificatifs porte le nom de
Propriétés
.
Les éléments de métadonnées gouvernementales peuvent :
être répétables ou non;
être obligatoires, conditionnelles ou facultatives;
contenir une valeur littéale ou autre ( Un document structuré, par
exemple, peut être le contenu d'une métadonnée. C'est le cas pour la Signature
numérique )
posséder des propriétés. Ces
propriétés peuvent être des enrichissements ou des schèmes d'encodage, où les deux.
être développées. On peut créér de nouveaux éléments ou de nouvelles
propriétés pour des besoins spécifiques.
Éléments de métadonnées gouvernementales
Les métadonnées gouvernementales
sont regroupés sous deux fonctions: Identification et
Description. On y retrouve 11 des 15 éléments Dublin
Core. Il s'agit des éléments suivants :
Titre, Créateur,
Éditeur, Date, Mot-clé,
Couverture, Résumé,
Identifiant, Langue,
Format et Relation.
Pour compléter ces 11 éléments, 16 nouvelles métadonnées ont été
développé :
Signataire, Collaborateur,
Tierces parties, Destinataire,
Domaine/Objet, Processus,
Activité, Type de document,
Programme/Service, Statut,
Localisation, Droits d'utilisation,
Limites d'accès, Auditoire, Règle de
conservation, Signature numérique.
Les 27 métadonnées gouvernementales sont considérés comme suffisantes
pour les besoins identifiés par le Comité de métadonnées. Toutefois, le modèle
gouvernemental permet le développement de d'autres éléments afin de rendre compte de
besoins plus spécifiques.
Le Dumb-down Principle
Le modèle gouvernemental proposé ici adhère à ce que Dublin Core
appelle le Dumb-down Principle. Il s'agit d'une règle destinée à
garantir que l'application des qualificatifs ne nuit pas à l'intéropérabilité. Elle
stipule que les qualificatifs peuvent raffiner mais non prolonger la signification de
l'élément auquel ils sont appliqués. Ainsi, on peut ignorer un qualificatif et la valeur
qui en résulte, si elle perd un peu de précision, conserve son utilité pour une
application informatique ou un utilisateur : « A rule for the application of
Interoperability Qualifiers, which stipulates that qualifiers can refine but not extend
the meaning of the element to which they are applied. Thus, ignoring a qualifier
("dumbing down" the qualifier) may cause a loss of precision, but the resulting value
should still be of some use to an application or user.
@@ »
Pour en savoir plus sur les métadonnées gouvernementales, se référer au
document Profils de métadonnées pour les documents gouvernementaux.
Présentation revisée suite à la réunion du 15 mai 2003 du Comité
Utilisation et implémentation des métadonnées gouvernementales
Quelles ressources décrire avec les métadonnées gouvernementales
?
Selon le type de ressources que vous souhaitez indexer, vous avez à
choisir entre le profil pour les documents de référence et le profil pour les documents
de transaction. Les ressources peuvent être de différents formats : numérique, papier,
cd-rom, etc. Votre organisation doit déterminer quels types de ressources doivent être
décrites à l'aide des métadonnées gouvernementales : documents officiels, publications,
documents de gestion, etc. Par exemple, tous les documents ayant une valeur légale,
administrative ou financière devraient faire l'objet d'une telle description dans leur
format final. De même pour les publications et les documents diffusées sur le site web de
l'organisme. Enfin, il faut également décider de l'intérêt de procéder à une description
rétrospective, et si oui, sur quels types de ressources. Il peut être utiles de commencer
par celles qui ont une utilité présente ou future, celles qui peuvent servir de modèle
pour d'autre ou qui présentent des caractéristiques communes, comme les collections de
documents ou les séries (par exemple, des procès-verbaux). Enfin, il peut être justifier
dans certains cas de procéder à des description en lots (pour une collection, par
exemple), ou à un niveau supérieur d'agréagation (décrire le dossier plutôt que le
document).
Considérations techniques
Encodage, métadonnées
internes ou externes, XML, enregistrement institutionnel, etc. À
compléter.
Encodage : scénario 1
Avec enregistrement institutionnel
Encodage : scénario 2
Sans enregistrement institutionnel
Comment
utiliser les profils
Selon le type de ressources que vous avez à décrire, vous choisirez l'un
ou l'autre des profils gouvernementaux. Ceux-ci sont personnalisables dans une certaine
mesure. La première étape serait donc de passer les profils et de les tester avec
quelques ressources. Vous pouvez, par exemple, pour une ressource donnée, saisir le
contenu de chaque élément d'un profil de façon informelle (à la main sur une feuille de
papier ou dans un fichier texte). L'exercice devrait être fait avec différents types de
documents, afin de valider le profil avec vos besoins spécifiques. Cela vous permettra de
mettre en lumière les éléments problématiques, inutiles, voire même absents du profil. À
partir de ces informations, vous pourrez adopter le profil tel quel s'il vous convient ou
choisir de le personnaliser.
Une autre option est de créer un tout nouveau profil spécifique à votre
organisation. En ce cas, vous devez être en mesure de justifier ce choix et obtenir
l'approbation d'un supérieur hiérarchique. Voici quelques règles de base à suivre pour
vous permettre de faire un choix :
Dans le doute, optez pour un des profils dans son intégralité. Vous
verrez avec le temps s'il y a nécessité d'y ajouter ou d'y retirer certains
éléments.
Ne tenter pas de réinventer les standards. Essayez plutôt de
travailler à partir de ce qui existe. C'est plus facile, plus rapide et moins
couteux.
Demandez-vous s'il ne serait pas plus simple d'ajouter ou de retirer
certains éléments de ces profils plutôt que d'en développer un nouveau.
N'oubliez pas que tout développement d'éléments doit être documenté,
c'est-à-dire que vous devez consigner quelque part les régles de saisie pour un nouvel
élément (élément, enrichissement, schème d'encodage), de la même façon qu'un nouveau
profil doit être décrit dans un document de référence inspiré du document décrivant les
profils gouvernementaux..
Personnalisation et développement de profils: mise en garde
Dans la plupart des cas, les profils de métadonnées gouvernementales
sont tout à fait pertinents et leur utilisation est fortement conseillée. Cependant, il
peut arriver qu'un ministère ou un organisme ait des besoins spécifiques dont ne peuvent
rendre compte les profils existants. Il est possible également qu'en certains lieux le
volume d'information circulant soit réellement trop important pour que les employés aient
le temps de remplir toutes les métadonnées de l'un ou l'autre des profils. Cependant, une
petite mise en garde s'impose.
Pour plusieurs, l'idée de développer un profil très court, rapide et
facile d'utilisation peut sembler alléchante. Un tel choix n'est pas gagnant à long
terme. En effet, moins une ressource a de métadonnées et plus les risques liés à une
mauvaise gestion, à la perte ou à l'erreur sont élevés. De même, la recherche sera
beaucoup moins efficace, les résultats moins précis et probants, si une ressource, et
plus particulièrement une ressource numérique, à peu de métadonnées. Enfin,
l'authenticité et l'intégrité d'un document numérique peuvent difficilement être
préservées si l'on ne possède pas certaines informations sur celui-ci, ce qui est
particulièrement important pour les documents ayant une valeur probante.
Tout bien pesé, prendre 15 ou 20 minutes pour documenter une ressource
que l'on a mis des mois à créer ou qui a une valeur particulièrement grande, ce n'est pas
trop long! Malgré cela, nous croyons qu'il sera toujours préférable d'adopter un profil
plus restreint, utilisé uniformément, que de remplir à moitié, au gré des utilisateurs,
les métadonnées d'un profil plus long.
Personnaliser un profil
Un profil peut être personnalisé de deux façons : en y ajoutant des
éléments ou en y retirant des éléments. On peut ainsi développer des éléments existant,
ou en créer de nouveaux, et retirer des éléments existants. Il est impossible cependant
de retirer des éléments qui ont pour statut la mention Obligatoire.
Toutefois, ceux-ci peuvent être développés.
Lorsque l'on parle de développer un élément, cela signifie ajouter des
propriétés. On peut ajouter des propriétés à une métadonnée ou à un enrichissement. Il y
a deux types possible de propriétés : enrichissement et schème d'encodage.
Règles pour le développement de propriétés pour une métadonnée
Avant de procéder au développement d'un élément de métadonnée, suivez
ces quelques règles :
Vérifier que l'élément que vous souhaitez développer n'existe
déjà pas les profils. Attention, ne pas créer d'enrichissement dans le seul but
de renommer un élément. Ceci peut se faire au niveau de l'interface .
Consulter la
liste des
qualificatifs (en anglais seulement) de Dublin Core. Le point 3 présente les
enrichissements recommandés et le point 4, les schèmes d'encodage. Si l'un de ces
qualificatifs correspond à votre besoin, importez-le.
N'oubliez pas de documenter les éléments que vous développez en
suivant le modèle des profils.
Créer un enrichissement
Rappelons que les enrichissements permettent de préciser le type de
valeur que l'on souhaite obtenir en restreignant (ou en précisant) la signification d'un
élément. Les enrichissements répondent à deux principes fondamentaux :
Un enrichissement partage toujours le même sens que l'élément
qu'il qualifie mais avec une portée plus restreinte.
Un enrichissement est aussi une métadonnée qui peut être
elle-même enrichie.
Créer un schème d'encodage
Les schèmes d'encodage imposent une façon d'écrire les valeurs associés
aux champs. Lorsque l'on associe un schème d'encodage à un élément (ou un
enrichissement), la valeur du champ sera interprétée en fonction du schème identifié. Un
schème d'encodage peut-être un mot ou une expression sélectionnée à partir d'un
vocabulaire contrôlé (thésaurus ou autre), une chaîne de caractères formatée selon une
notation formelle (ISO, par exemple), un plan de classification, etc.
L'utilisation de schèmes d'encodage est fortement recommandé dans un
but de normalisation.
Développer un profil
Vous avez obtenu l'autorisation pour développer un nouveau profil adapté à
votre organisme ou ministère. Les règles ci-dessous vous guideront dans votre démarche
:
Assurez-vous de bien comprendre l'information (les ressources) que
vous désirez décrire, documenter.
Sélectionner d'abord les métadonnées obligatoires pour débuter votre
nouveau profil. Vous éviterez ainsi des les oublier plus tard.
Passez en revue les autres métadonnées et sélectionner celles qui
vous semblent pertinentes, avec ou sans nouveaux
enrichissements.
Pour chaque élément, sélectionnez les propriétés disponibles qui
conviennent à vos besoins.
Établissez la liste des propriétés manquantes. Vérifier dans la
liste des qualificatifs de Dublin Core s'il existe des éléments qui pourraient vous être
utiles. Attention, assurez-vous que vos enrichissement sont conformes au Dumb Down
Principle, c'est-à-dire qu'il est toujours possible de se rapporter à l'élément de haut
niveau sans qu'il n'y ait perte de sens. Par exemple, une date de création reste une
date.
Développer vos propriétés (enrichissements et schèmes d'encodage).
Attention à l'ortographe pour les enrichissements.
Considerez l'ensemble : rend-t-il bien compte du contenu des
ressources que vous souhaitez décrire? Correspond-t-il à vos besoins? Effectuez quelques
tests sur un nombre déterminé de documents. Choissisez différents types et différents
formats.
Procédez aux ajustements nécessaires.
Faites valider votre nouveau profil par l'autorité
responsable.
Responsabilités et mise à jour des profils
Les métadonnées gouvernementales: exemples d'utilisation et de
développement
Remarques préliminaires
Les sections 3.2 à 3.29 présentent les 27 éléments de métadonnées
gouvernementales. Les éléments sont présentés sous la forme d'un tableau comportant le
nom de l'élément, sa synthaxe en HTML et en XML, sa description, son statut (obligatoire,
conditionnel ou facultatif) et ses propriétés. Des lignes directrices pour le contenu de
chaque élément ainsi que des exemples d'utilisation complète la présentation.
Stucture pour la présentation des éléments de métadonnées
Nom de l'élément
décrit
Nom de
l'élément
Le nom de
l'élément
Identifiant
Dublin Core
Le nom de l'élément dans la syntaxe
Dublin Core
Syntaxe
HTML
La syntaxe pour écrire le nom de l'élément
en HTML
Syntaxe
XML
La syntaxe pour écrire le nom de l'élément en
XML
Définition
Une courte description de
l'élément
Statut
Son statut dans les profils :
obligatoire, optionnelle, conditionnelle
Propriétés
Les enrichissements définis par les profils
Les schèmes définis par les profils
TITRE
Nom et description de l'élement Titre
Titre
Nom de
l'élément
Titre
Identifiant Dublin Core
Title
Syntaxe HTML
DC.Title
Syntaxe XML
dc:title
Définition
Titre de la ressource
décrite
Statut
Obligatoire
Propriétés
Enrichissement : autre
titre
Schème d'encodage :
aucun
Règles de saisie pour le contenu
Créateur
Nom et description de l'élement Créateur
Créateur
Nom de
l'élément
Créateur
Identifiant Dublin Core
Creator
Syntaxe HTML
DC.Creator
Syntaxe XML
dc:creator
Définition
Créateur, auteur principal
de la ressource décrite
Statut
Obligatoire
Propriétés
Enrichissements : autre
titre
Schèmes d'encodage :
aucun
Titre
asdf
Créateur
asdf
Signataire
asdf
Éditeur
asfd
Collaborateur
asdf
Tierces parties
asdf
Date
asdf
Destinataire
asdf
Domaine/objet
asdf
Mot-clé
asdf
Couverture
asdf
Processus
asdf
Activité
asdf
Type de document
asdf
Programme/service
asdf
Résumé
asdf
Statut
asdf
Identifiant
Il est important de bien faire la distinction entre identifiant de
la ressource et identifiant de la ressource pointée dans la métadonnée
est-numéro-séquentiel-de. Aussi : Enrichissement Bibliographic
citation : Seront saisie dans cet enrichissement les informations relatives
aux volumes et au numéro de périodique ainsi que toute autre information qui les suit,
comme la date. L'ISSN ne fait pas partie de ces informations.Cet enrichissement sera
répétable de manière à pouvoir enregistrer plusieurs numéros. Mais pour permettre la
recherche de tous les numéros d'un même périodique à l'aide de l'ISSN, celui-ci devrait
être saisi (seul) dans l'enrichissement "porte le numéro séquentiel de " de la métadonnée
Relation.
Pour éviter les erreurs de saisie, il nous semble obligatoire qu'une
intervention humaine ait lieu à ce niveau. De la même façon, il pourra être nécessaire de
vérifier l'identifiant inscrit sous la forme d'un URI qu'un utilisateur aura saisie.
Conséquemment, il nous nécessaire de prévoir qu'un registraire ou responsable de gestion
documentaire soit mandaté pour vérifier ces données. Il faut prévoir deux choses: une
syntaxe et une validation humaine. La syntaxe est à déterminer par les gens au
gouvernement
Langue
asdf
Format
asdf
Localisation
asdf
Relation
asdf
Droits d'utilisation
asdf
Limite d'accès
asdf
Auditoire
asdf
Règles de conservation
asdf
Signature numérique
asdf
Glossaire
DCMI
Dublin Core Metadata Initiative, l'organisation responsable de la
promotion et du développement du Dublin Core.
Métadonnées
Données décrivant le contexte, le contenu et la structure des documents
ainsi que leur gestion dans le temps. [ ISO 15489-1 2001 ]
Propriétés
Correspond aux Qualifiers du Dublin Core. Les
Qualifiers permettent de qualifier des métadonnées de deux façons :
en précisant le sens (enrichissement), ou en précisant une syntaxe particulière pour un
contenu (schèmes d'encodage)
Enrichissements
Les enrichissements peuvent être des propriétés de métadonnées ou de
d'autres enrichissements. Un enrichissement est d'ordre sémantique : on restrient le sens
d'un élément pour obtenir plus de précision. Exemple : autre titre
est un enrichissement de Titre.
Bibliographie
En savoir plus sur les métadonnées
Métadonnées, normes et standards. Ministère
de la Jeunesse, de l'Éducation nationale et de la Recherche. Educnet.
http://www.educnet.education.fr/default.htm
Le Dublin Core
Métadonnées et gouvernements