Suite à leurs travaux de 1997, le Comité sur les documents électroniques, sous la responsabilité du Conseil International des Archives (CIA), a développé une définition du document qui tient compte des nouveaux défis posés par l’arrivée et la prolifération des documents numériques :

Par cette définition, un document d'archives se distingue de l'ensemble des ressources informationnelles de l'organisation par le fait qu'il:

Un document numérique répond donc à cette même définition mais il se distingue des autres documents par le fait qu’il est consigné sur un support électronique sous forme de symboles soient des chiffres binaires 0 ou 1. Cette différence implique une toute autre façon de faire en ce qui concerne la gestion de ces documents, même si dans un contexte informatique, la notion de document ne change pas@@. En effet, un document peut être constitué d’un ensemble de fichiers déposés dans des répertoires différents et/ou produits dans des formats variés, textes images, sons. Souvent créés dynamiquement, le document est assemblé à partir de différentes sources mais il ne prend existence qu’une fois toutes ces sources réunies, c’est le cas notamment d’une page web. Cette situation met en lumière une toute nouvelle perspective de la notion de document et nous amène à s’interroger sur la nature même du document électronique.

Pour bien comprendre les documents numériques document numérique et le différencier des autres documents dits analogiques document analogique nous devons énumérer ses caractéristiques principales et ses particularités.

Un document invisible et virtuel

Contrairement au document papier qui est directement accessible et lisible par l’homme, les données du document numérique sont transcrites par la machine en code binaire prenant l'une des deux valeurs suivantes: 0 ou 1. L’accès ou la lecture d'un tel document fait obligatoirement appel à des équipements informatiques et des logiciels pour interpréter ce code. Un document électronique est donc « invisible » et « virtuel » jusqu’au moment ou il est enregistré sur un support, magnétique ou optique et qu’il soit décodé par le matériel requis pour ensuite être capté par un écran d’ordinateur ou imprimé sur du papier.

Un document dépendant du matériel et du logiciel

Les documents numériques sont obligatoirement créés par des équipements informatiques et par une grande variété de logiciels. Or, ces équipements sont en perpétuels changements. Ils deviennent rapidement obsolètes et les documents risquent éventuellement de ne plus être accessibles et lisibles si les équipements qui ont permis leur création ne sont plus disponibles. Les documents numériques sont donc très dépendants de solutions technologiques particulières. À titre d’exemple, un document créé à partir du logiciel Microsoft Word et enregistré en format Word ne peut être lu que par une version de ce même programme ou d’un autre programme qui permet de reconnaître ses « codes ». Si le fichier est envoyé dans un environnement où le logiciel Word n’est pas disponible alors les informations contenues dans ce fichier deviennent inaccessibles. Ce document est donc entièrement dépendant du logiciel qui l’a créé en raison du format propriétaire de ce logiciel, c’est-à-dire un format dont les spécifications sont connues sont sous le contrôle du développeur du logiciel.

Une indépendance envers les supports

Le contenu et le support d’un document papier sont inséparables. Les documents numériques, par contre, ne sont pas liés de manière fixe ni durable à un support. Ils peuvent régulièrement être enregistrés sur différents supports ou être transférés d’un support à un autre, (ex. disquette à disque dur, disque dur à disque compact, etc.). Or, les supports (magnétiques ou optiques) sur lesquels sont enregistrés et conservés les documents numériques, ont une durée de vie beaucoup plus limitée que celle du papier ou du microfilm. Ainsi, afin de préserver l’accès aux informations enregistrées sur un support contenant des documents numériques, il faut prévoir recopier les données sur des nouveaux supports qui vont offrir les meilleures garanties de conservation. Cette solution entraîne nécessairement des coûts parfois très élevés et peut porter atteinte à l’intégrité du document.

Intégrité, fiabilité et authenticité

Les documents numériques peuvent facilement être modifiés, altérés ou effacés sans que personne ne puisse s’en apercevoir. Ils sont également très vulnérables aux dommages accidentels voire même intentionnels. Ils peuvent parfois même être effacés et modifiés d’une simple touche de clavier. Il est donc important de s’assurer que le document électronique conserve son intégrité, sa fiabilité et son authenticité tout au long de sa durée de vie afin de maintenir sa valeur de preuve et de témoignage

Caractéristiques que doit posséder un document d'archives

Un document numérique ne peut donc être accepté comme preuve d’une activité que s’il démontre, avec un certain niveau de confiance, qu’il est bien ce qu’il prétend être – qu’il est authentique – et qu’il n’a pas été altéré – qu’il est intègre et qu’il est fiable. Pour s’assurer de la fiabilité, de l’intégrité et de l’authenticité d’un document électronique, il faut tenir compte des trois aspects suivants :

Le contenu du document

La notion de contenu réfère aux données, texte, nombres, images, liens, sons, etc. produits par le créateur du document. Par le fait que le document d’archives constitue une preuve d’une activité, les informations contenues dans le document doivent être une image fidèle de cette activité et l’utilisateur de ce document doit avoir suffisamment confiance en cette réalité.

Le contexte du document

Une des particularités du document numérique est qu’il n’a pas à être entreposé dans un endroit physique (classeur, tiroir, dossier, chemise). Ceci implique que les informations contextuelles intrinsèques à la plupart des documents papier sont très souvent absentes pour le document électronique. Le contexte à l’origine de la création des documents numériques et des liens qui les relient avec les autres documents peuvent facilement être perdus. Cette connaissance du contexte est primordiale pour bien comprendre un document. Ainsi une lettre n’a de sens que si l’on connaît le contexte dans lequel elle a été créée. Le créateur et les destinataires de cette lettre comprennent bien le rôle de ce document et sa place qu’il occupe dans les activités courantes et au moment de sa création, mais quel sens ce document aura-t-il dans 100 ans quand celui-ci sera consulté par les chercheurs?

La valeur d’un document, peu importe son support, dérive non seulement des informations qu’il contient mais aussi et surtout de son contexte et des circonstances à l’origine de sa création. Le document acquiert une valeur de preuve que si son contexte est décrit. L’information sur le contexte est l’un des éléments qui fournit la preuve de l’existence de l’activité et détermine la provenance du document. Par le contexte, on connaît les informations relatives aux liens qui existent :

C'est par le contexte qu'il est possible d'appliquer le premier degré du principe de respect des fonds@@ puisqu'il permet d'identifier le créateur et l'activité à l'origine d'un document.

Le contexte permet également d’établir un certain niveau de fiabilité. La notion d’original utilisée avec le document papier devient plus complexe avec un document numérique. Ce dernier est facile à manipuler, à dupliquer pouvant se retrouver ainsi en plusieurs exemplaires, en divers formats d’encodage ou en différentes versions. Comment retrouver et identifier le document qui fait preuve d’une activité ? Dans ces circonstances, leur valeur de preuve d’un document est sérieusement compromise voire même absente. Pour assurer la valeur de preuve des documents numérique, il est essentiel de documenter le contexte d'utilisation, c’est à dire les processus au cours desquels un document a été accédé, modifié ou communiqué. Le degré de confiance à partir duquel un utilisateur considère d’un document est fiable varie considérablement sur la confiance qu’il éprouve face aux procédures de contrôle (techniques et autres) qui ont conditionné la création d’un document et ses utilisations subséquentes.

La structure du document

Un document sur support papier se caractérise par le fait que sa forme physique contient presque tous les éléments utiles à son identification. Étant donné la dépendance des documents numériques aux équipements matériels, cette notion de structure n’apparaît que dans la mesure où le document est affiché sur un écran d’ordinateur. La structure d’un document, peu importe son support, se situe à deux niveaux : physique et logique.

La structure physique d’un document papier décrit sa mise en page, ses différentes parties du document, leur agencement les unes par rapport aux autres, ainsi que l’ensemble de leurs caractéristiques : police, couleur, gras, italique, etc. La structure physique des documents numériques reste en grande partie cachée à l’utilisateur. Elle comprend les formats des enregistrements, les règles de compression et de décodage, les appareils d'enregistrement, les procédures de base de données, la définition des masques de saisie et d’affichage, etc. La structure physique, principalement destinée aux ordinateurs, ne permet pas à l’utilisateur de déterminer si un document est authentique.

La structure logique correspond au marquage des parties internes du contenu d’un document (ex. champs d’un tableau, marges, paragraphes, titre, sous-titres, paragraphes, etc) ainsi que l’ensemble des liens hiérarchiques et/ou logiques qui les lient les uns aux autres. Elle permet l’identification de chaque document et la représentation de chacun de ses éléments constitutifs. Habituellement, la structure logique correspond à celle créée à l’écran par l’auteur du document. Afin qu’il puisse être considéré comme complet et authentique, le document doit conserver cette structure.

Comme nous venons de le voir, les archivistes ont plusieurs préoccupations concernant les documents numériques dont les principales sont :

Le nouveau défi des archivistes et des gestionnaires d'information est de maintenir une continuité d’accès aux documents d’archives en format numérique dans le contexte d’un environnement technologique en perpétuel changement et garantir l’authenticité, la fiabilité, l’intégrité et l’exploitabilité de ces documents tout au long de leur cycle de vie.

Contenu du compte rendu de la réunion du 16 décembre aux ANQ (CR-20031216.xml)

Dans un contexte traditionnel, l'évaluation est appuyée sur un inventaire des documents qui permet d'identifier les types de documents pour ensuite fixer leur délai de conservation. Par cette approche, le calendrier de conservation @@ est généralement organisé en fonction des dossiers ou des séries de documents utilisés par chaque unité. Dans le contexte informatique où les documents sont produits en grand nombre et où ils ne sont plus que des entités logiques et non physiques, l'approche traditionnelle basée sur le contenu et les documents eux-mêmes ne tient plus. L'évaluation des documents numériques oblige une approche différente qui permettra de « préserver la preuve ». C'est l'approche dite « fontionnelle » par laquelle on détermine les opérations, les transactions et les activités dont nous voulons conserver la preuve.

Or, la façon la plus appropriée et la plus complète pour établir cette preuve est celle provenant de l'analyse de la fonction, de l'activité, ou de la transacton qui a généré le document plutôt qu'en examinant le document lui-même. Ainsi, c'est le contexte et non le contenu du document qui doit être le point de départ de notre quête de preuve et par conséquence de la valeur des documents.

En ce qui concerne la classification, l’approche fonctionnelle est celle qui devrait aussi être privilégiée pour la gestion des documents numériques. Tout comme pour l’évaluation, cette approche a l’avantage de bien situer le contexte de création et les cadres de classification issus de cette approche survivent bien aux multiples changements organisationnels qui peuvent survenir au cours de l’existence d’un organisme.

Les nouvelles approches dans les méthodes d’évaluation basées sur les fonctions et les activités de l’organisation s’appuient sur une bonne connaissance des processus d’affaires @@ d’une organisation ou les activités d’un individu. Pour bien comprendre ces processus d’affaires, les sciences de la gestion ont développé une discipline appelée « analyse de systèmes » dont l’objectif est d’étudier les problèmes et les besoins d’une organisation en vue de déterminer comment les systèmes et les technologies de l’information peuvent mieux résoudre des problèmes et apporter des améliorations pour les affaires. Les résultats de cette procédure sont soit l’amélioration des processus d’affaires, l’amélioration des systèmes d’information ou l’implantation de nouvelles applications informatiques. Le produit d’une analyse de système est un modèle de processus d’affaires qui représente les fonctions, les activités et les transactions d’affaires de même que les intrants et les extrants requis pour effectuer ces fonctions, activités ou transactions. Cet exercice donne généralement lieu à la conception d’un diagramme qui décompose les fonctions, les activités et les transactions qui ont lieu dans l’organisation et qui identifie comment ces éléments interagissent entre eux au niveau des flux d’information @@.

(Introduire une illustration) @@

Un modèle de processus d’affaires permet donc aux archivistes de représenter précisément, quand, où et comment sont créés des documents. Il fournit un modèle conceptuel basé sur une représentation réelle du contexte des activités à l’origine de la création des documents et conséquemment fournit l’information nécessaire pour identifier et définir les documents qui doivent être conservés comme preuve d’une activité.

Un des défis majeurs posés par la gestion des documents numériques est relié au fait que les documents numériques, contrairement aux documents papier, sont des entités logiques et virtuelles. Conséquemment, les documents numériques ne peuvent être vus de la même manière que les documents papier dont le contenu, le contexte et la structure font partie intégrante du document. Pour assurer la valeur de preuve des documents numériques et en garantir l'authenticité, l’intégrité et la fiabilité des documents numériques, il est donc nécessaire de documenter les aspects concernant leur contenu, leur contexte et leur structure.

C’est essentiellement par les métadonnées qu’il est possible de documenter tous ces aspects. Au sens large du terme, les métadonnées sont des données sur les données. Dans un contexte archivistique on dira plutôt que les métadonnées sont des données (ou informations) sur un document. Une métadonnée devrait être associée à chaque document et elle est normalement constituée d’une liste de caractéristiques qui distinguent un document des autres documents ou des autres types d’information. La métadonnée d’un document peut inclure plusieurs éléments dont les plus courants sont le titre, le nom du créateur, une liste des mots-clés, la date de création, les dates de modification, la localisation, les droits d’accès, les délais de conservations et les modalités de disposition. De plus les métadonnées recueillent les informations qui décrivent la structure du document de manière à ouvrir et lire un document tel qu’il a été originalement créé. Plusieurs de ces éléments peuvent être automatiquement enregistrés par le système informatique, mais la plupart des métadonnées doivent être complétées manuellement Une métadonnée peut être soit incluse dans le document, l’accompagnée ou y être associée par un lien.

Divers modèles de métadonnées ont été élaborés parmi lesquelles on retrouve des modèles axés sur le repérage de l’information comme celui du Dublin Core Metadata Initiative (DCMI) et le AGLS (Australian Government Locator Service), des modèles développés expressément pour garantir l’authenticité et l’intégrité des documents d’archives comme celui du Commonwealth Recordkeeping Metadata Standard (initiative australienne), du Minnesota Recordkeeping Metadata Standard, New South Whales Recordkeeping Metadata Standard (Australie), Metadata Standard of Public Record Office (PRO) du gouvernement britannique, du Pittsburgh Model Metadata, et du modèle canadien « Métadonnées requises pour le tenue des dossiers du gouvernement du Canada » et finalement des modèles destinés à la préservation comme celui du OAIS (Open Archival Information System) et celui du projet CEDARS de l’University of Leeds en Angleterre et celui du PADI (Preserving Access to Digital Information) de la bibliothèque Nationale d’Australie.

Le rôle et les objectifs d’un système de gestion des documents dans un contexte de l’électronique demeurent les mêmes que ceux d’un contexte papier. Tous deux doivent garantir des documents fiables, intègres et authentiques afin de préserver aux documents toute leur valeur de preuve d’une activité et de témoignage pour les besoins immédiats et futurs de l’organisation de même que pour les besoins de la recherche.

Qu’est-ce qu’un système de gestion des documents numériques ? Le terme «  système  » est utilisé pour représenter la mission, les processus d’affaires, les politiques, les pratiques, les mécanismes humains et automatisés qui sont nécessaires pour atteindre les objectifs de produire des documents fiables, intègres et authentiques. Même si les objectifs d’un système demeurent les mêmes pour le numérique que pour le papier, les moyens pour y arriver sont différents et surtout, ils ne sont pas encore très bien compris comme c’est le cas pour le papier. Depuis près d’une décennie maintenant, les archivistes se sont attardés à identifier et définir les exigences minimales que doit posséder un système de gestion des documents numériques pour produire des documents fiables, intègres et authentiques. Parmi toutes les nombreuses exigences identifiées, un consensus existe autour de certains points critiques :

Le nombre et la nature des exigences requises pour la conception d’un système sont en étroite relation avec le niveau de fiabilité, d’intégrité et d’authenticité que l’on désire des documents pour qu’ils puissent remplir leur rôle de preuve. Néanmoins, de plus en plus de pays adoptent des lois qui reconnaissent la validité des documents numériques comme recevables à titre de preuve dans une cours de justice. Cependant, ces mêmes lois exigent que les systèmes conçus pour la conservation et la gestion des documents démontrent qu’ils sont en mesure de garantir un certain niveau de fiabilité, d’intégrité et d’authenticité des documents qui y sont enregistrés.

C’est dans cette optique que fut élaborée la norme ISO 15489 « Records Management »@@, dont la Partie 1 définit les limites dans lesquelles un système de gestion des documents doit être établi, comment il doit être structuré et comment il peut être contrôlé et vérifié. La Partie 2 de la norme contient les lignes directrices et la méthodologie pour l’implantation du système pour être en parfaite compatibilité avec la Partie 1. Cette norme jumelée aux technologies de la cryptographie et celles d’identification, notamment par les certificats, contribue à la mise en place d’un système offrant les meilleures dispositions possibles pour assurer l’intégrité et l’authenticité des documents.

Quelle est la stratégie pour préserver les documents numériques ? Cette question est très difficile à répondre. Jusqu’à maintenant, les archivistes, les bibliothécaires et les informaticiens ont bien réalisé les défis qu’engendre le seul fait d’essayer de répondre à cette question sans toutefois réussir à y parvenir vraiment. Cependant, les professionnels oeuvrant dans le domaine de la préservation à long terme ont identifié et s’entendent sur les problèmes qui sont à l’origine de ces défis : le caractère obsolète et éphémère des équipements et du matériel informatiques, la dépendance aux logiciels et la détérioration rapide des supports de conservation. Voici les principales stratégies qui sont envisagées pour relever ces défis:

Chacune de ces stratégies ou techniques de préservation comporte de nombreux avantages et inconvénients mais, chez les professionnels du domaine, un consensus s'établit en faveur de la technique de la migration même si cette procédure nécessite beaucoup de ressources humaines et matérielles et que les risques de perte et d’altération d’information sont élevés durant le processus. Cette technique dont on voit habituellement l’application pour la conversion d’un document codé en un format propriétaire c’est-à-dire un format dont les codes sont sous le contrôle exclusif du producteur du logiciel (ex. Wordperfect) vers un autre format propriétaire (Microsoft Word) a dorénavant recours à l’utilisation de format standard c’est-à-dire produit et reconnu par un organisme de normalisation (ISO, AFNOR, W3C) tel que le HTML (Hypertext Markup Language) et le XML (eXtensible Markup Language). Ces formats étant ouverts, non propriétaires et reconnus comme norme, ils constituent des solutions intéressantes et plus sûres pour la survie des documents. De plus, ces formats répondent aux besoins des organisations dans leur volonté d’échange d’information entre les systèmes puisque les documents codés par l’utilisation de ces formats sont complètement indépendants des technologies matérielles et logicielles.

Les professionnels de l’information voient dans le format HTML, mais encore plus dans le format XML, une solution efficace et pérenne pour la préservation et l’échange des documents numériques. C’est ce que l’avenir nous dira car XML ne fait pas encore totalement l’unanimité et il existe toujours un risque qu’un nouveau format puisse venir prendre sa relève.

Rappelons ici qu’il existe deux cadres théoriques d’intervention pour la gestion des documents :

Le premier est principalement un modèle américain proposé par Theodore Schellenberg@@ (théorie des trois âges) qui décrit la vie d’un document à travers une succession de périodes ou de stades ; la création, la vie active, semi-active et inactive. Ce modèle décrit non seulement ce qui arrive aux documents au cours de ces périodes mais il définit aussi qui (gestionnaire de documents ou archiviste) aura la responsabilité de gérer le document pour chacune des étapes. Au moment de la création et de la période active, ce sont principalement les créateurs de documents eux-mêmes qui ont la responsabilité de gérer leurs documents. L’intervention à différents degrés d’un gestionnaire de documents demeure cependant possible. Au stade semi-actif, ce sont essentiellement les gestionnaires de documents qui prennent charge et assument les principales responsabilités de la gestion des documents. Finalement, au stade inactif, ce sont les archivistes qui sont responsables des questions de préservation, description et d’accès aux documents devenus alors « archives ».

En résumé, le modèle basé sur le cycle de vie des documents a largement contribué aux Etats-Unis à une nette démarcation des responsabilités entre la profession d’archiviste et celle de gestionnaire de documents (records manager). Dans le contexte du numérique ou plusieurs décisions importantes concernant les métadonnées, le classement, l’accès, l’archivage, et le sort final du document doivent être prises au moment de la conception des systèmes dans le but d’assurer la création de documents adéquats, fiables et authentiques, ce modèle d’intervention devient inadéquat et tend à disparaître pour laisser place à un nouveau cadre d’intervention basé sur un « continuum » au cours duquel les archivistes ou les gestionnaires de documents sont appelés à intervenir à tout moment mais prioritairement au moment de la conception et de la création.

Alors que le modèle du cycle de vie est plutôt relié aux documents eux-mêmes, le modèle de continuum concerne davantage le système qui permet de gérer les documents. Le continuum réfère ainsi à un mode consistant et cohérent de processus qui s’activent dès le moment de la conception du système de gestion des documents jusqu’à l’étape d’archivage ou de destruction des documents. Ce modèle ou cadre permet donc d’éliminer toute distinction entre gestionnaires de documents et les archivistes au niveau des responsabilités et confirme le rôle et la place des archivistes à l’étape de création et de conception des systèmes et non plus uniquement à la fin de leur cycle de vie des documents.

Les efforts investis pour arriver à une saine gestion des documents numériques sont certainement profitables à long terme pour les organisations. En plus d’être en mesure de produire des documents qui supportent la mission et les activités de l’organisme, un bon système de gestion électronique des documents est un prérequis essentiel et constitue la clé de voûte pour toute organisation qui désire entrer dans le monde du commerce électronique ou celui de la prestation électronique de services et d’informations aux citoyens. Les différents projets gouvernementaux d’interopérabilité qualifiés de E-Gouvernement ou E-Gov tels ceux du gouvernement britannique (E-ENVOY), australien (E-PERMANENCE), américain (FIRST-GOV) et français (ATICA) ont bien identifié cette problématique et investissent tous les efforts et les ressources nécessaires pour arriver à mettre en place des systèmes performants pour la gestion des documents numériques.

Suite à cette constatation, nous pouvons conclure que les défis concernant la gestion des documents numériques sont bien présents et identifiés mais la situation est loin d’être sans espoir puisqu’il existe aussi des éléments de solutions comme le démontre les résultats de nombreux travaux dans le domaine. En voici la liste :

Plusieurs méthodologies sont en cours d'élaboration ainsi que des cas d'application ou des bancs d'essai de méthodologies pour la gestion des documents numériques à travers le monde. La méthodologie DIRKS@@ est un cas de figure relativement bien achevé et intégré à la gestion documentaire du gouvernement australien (e-PERMANENCE). Cependant, la norme ISO-15489, elle aussi d'inspiration australienne, s'avère être la pierre angulaire, un prérequis essentiel et un minimum de base quant à l'élaboration de toute méthodologie en matière de gestion documentaire reconnue internationnalement.

L'élaboration de tous ces travaux et projets relèvent principalement de la responsabilité d'institututions d'archives nationales, régionales ou autres. Elles ont été utiles pour définir et concevoir la méthodologie pour la gestion intégrée des documents au Gouvernement du Québec. Chacun d'eux possède des particularités propres que nous avons considérées pour les besoins de cette méthodologie.

Dans ce qui suit, nous passerons rapidement en revue quelques exemples de méthodologie en cours d'élaboration, les principaux projets que nous avons retenus, et nous porterons une attention particulière à la Méthodologie DIRKS ainsi qu'à la norme ISO-15489.

Pour assurer l'authenticité et l'intégrité des documents numériques, un logiciel ou un systèmes de gestion électronique des documents doivent respecter certaines exigences. La norme ISO-15489 identifie et définit déjà des exigences minimales que doit fournir un système de gestion électronique de documents. Certains travaux portent particulièrement sur ce point sur ce point:

Dans une approche intégrée de la gestion documentaire, l'aspect préservation à long terme doit concerner non seulement l'archiviste, mais aussi le gestionnaire de document et l'informaticien dès la création et tout au long du cycle de vie des documents. Plusieurs travaux à ce sujet ont produits des spécifications requises pour assurer la préservation à long terme des documents numériques. Une norme internationale existe à présent, qui peut être complétée par différents modèles, et l'utilisation de XML semble en voie de se généraliser, ainsi que les procédures d'encapsulation et de migrations des données.

Plusieurs travaux définissent des profils de métadonnées répondant aux besoins de la gestion documentaire (recordkeeping). Certaines autres initiatives sont davantage destinées pour la description et le repérage (Dublin Core @@-ulink ) et la préservation (OAIS - A Metadata Framework to Support the Preservation of Digital Object). @@-link

Les principaux profils de méta données élaborés pour la gestion documentaire sont :

Tout document structuré, dès sa création et durant son cycle de vie, s'insère dans le contexte de la collectivité qui l'a créé. A cet égard, il doit tenir compte des obligations légales que s'est donné cette collectivité. Dans le cadre d'une application du modèle générique au Gouvernement du Québec, le document et sa gestion doit tenir compte des règles en vigueur. Aussi est-il important que lors de la création d'un document ou de l'implantation d'un système de gestion documentaire, le gestionnaire de l'information tienne compte des lois québécoises et des principes reconnus internationnalement qui garantissent une bonne pratique.

Dans ce cas-ci, il doit se référer en priorité au " Cadre de gestion des ressources informationnelles en soutien à la modernisation de l'Administration publique " adopté par le Conseil du trésor le 29 janvier 2002 dans le cadre de l'inforoute gouvernementale.

Voici les principales lois et règlements:

La loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (L.Q. 2001 c.32)

Cette loi importante concerne le statut juridique des documents, peu importe le support. Elle ne changent en rien les exigences à satisfaire qui sont prévues au " Code civil du Québec " ou dans d'autres lois.

Face à l'utilisation toujours croissante des technologies de l'information dans les transactions courantes entre les citoyens et l'état québécois, la loi sur le cadre juridique des technologies de l'information a pour but d'établir la pleine équivalence des documents sur tout support. Elle vise à renforcer ainsi le climat de confiance face à la valeur juridique des transactions en mettant à niveau le droit québécois pour que les transactions soient possibles et valides.

Pour y arriver, la loi organise le statut juridique des documents; assure la sécurité juridique des communications entre personnes effectuées au moyen de documents; assure l'équivalence fonctionnelle des documents et leur valeur juridique; prescrit les conditions afin d'assurer le lien entre une personne et un document technologique; enfin, ellet garantit la concertation en vue de l'harmonisation des systèmes, des normes et des standards.

L'utilité de cette loi est de déterminer les droits, les obligations et les responsabilités liées aux intervenants et à toutes les personnes faisant afaires ou requérant un serevice à l'aide d'un document technologique. Ultimement, elle sert à promouvoir l'interchangeabilité et l'interopérabilité des supports et des technologies.

La notion de document étant l'élément central de la loi, celle-ci définit le document technologique et vient encadrer les conditions de son utilisation afin de préserver, le cas échéant, son caractère de preuve tout au long de sa durée de vie.

Lors du processus d'implantation d'un système de gestion des documents, le gestionnaire doit donc s'assurer que l'intégrité et l'authenticité du document seront respectés par les technologies sélectionnéees et que les procédés de validation sont reconnus.

Caractéristiques que doit avoir le document : Loi C.32

Loi sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1)

Cette loi précise les droits qu'ont les citoyens d'avoir accès à l'information gouvernementale et d'avoir la protecton de leurs renseignements personnels détenus par l'Administration. L'un ou l'autre de ces deux droits ne sont pas subordonnés à l'autre; mais la loi elle-même jouit d'un caractère prépondérant par rapport aux autres lois. Le gestionnaire de document doit donc prioritairement en tenir compte.

Loi sur les archives (L.R.Q., c. A-21.1)

La loi sur les archives, sanctionnée en 1983, encadre la gestion documentaire de tous les documents d'archives durant leur cycle de vie qu'ils soient à l'état actif (archives courantes utilisées dans les bureaux), à l'état semi-actif (archives intermédiaires en "préarchivage") ou aux archives historiques (archives définitives ayant une valeur patrimoniale ou de recherche rétrospective).

La loi précise le sens du mot archives:

En vertu de cette loi, les Archives nationnales du Québec ont pour mandat d'encadrer et de conseiller les ministères et organismes dans leur gestion de leurs documents d'archives. Cependant, [«La présente loi ne s'applique pas aux documents visés par la Loi sur la Bibliothèque nationale du Québec (chapitre B-2.1) (L.R.Q., c. A-21.1, a.2.1).»]

Loi sur la Bibliothèque Nationale (L.R.Q., c. B-2.2)

Selon la Loi sur la Bibliothèque Nationale, les articles 8 à 11 stipulent que tout document publié, à moins qu'un règlement du Gouvernement en soustrait certaines catégorie, doit être signalé dans les trente jours qui suivent sa publication à la Bibliothèque Nationale du Québec et qu'une poursuite judiciaire pourra être intentée contre tout contrevenant qui ne se conforme pas aux obligations de la loi.

La loi sur l'administration publique (L.R.Q., c. A-6.01)

Les chapitres six et sept de la Loi sur l'administration publique, sanctionnée le 30 mai 2000, portent sur les ressources informationnelles et l'authentification des documents.

Par ailleur, tel que stipulé dans la " Loi sur la fonction publique (L.R.Q., c. F-3.1.1, articles 4 à 12) " , le fonctionnaire a certains devoirs à respecter : «  L’obligation de discrétion du fonctionnaire prévue à l’article 6 de la Loi sur la fonction publique, qui implique notamment de ne pas communiquer une information confidentielle, s’étend également à ce dont il prend connaissance à l’occasion de l’exercice de ses fonctions.  » -Loi sur la fonction publique, chapitre 2, article 3 (2002/11/21). « Le fonctionnaire ne peut confondre les biens de l’État avec les siens. Il ne peut non plus utiliser au profit d’un tiers les biens de l’État ou une information dont il a pris connaissance dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice de ses fonctions.  » -Loi sur la fonction publique, chapitre 2, article 7 (2002/11/21).

La politique québécoise de l'autoroute de l'information

A l'image de plusieurs autres pays qui ont pris la voie de moderniser leur administration gouvernementale en fonction des technologies de l'information , la politique québécoise de l'autoroute de l'information vient confirmer le rôle prépondérant de l'autoroute gouvernemental dans le développement économique social et culturel de la société québécoise.(voir section e-gov)

Ce développement doit se faire en partenariat entre le secteur privé et le secteur public. L'État quant à lui se réserve le rôle de coordonnateur.

Sur le plan des ressources informationnelles, «  le chapitre 5 de la Politique québécoise de l'autoroute de l'information présente l'inforoute gouvernementale comme un catalyseur de la modernisation de l'État devant être mis à la disposition de tout citoyen et de toute entreprise qui, dans l'exercice de ses droits ou l'accomplissement d'un devoir, souhaite avoir un accès électronique aux informations et aux services du gouvernement, en tout lieu et en tout temps, en utilisant les technologies de l'information et de la communication. » (Cadre de gestion, p.4)

Politique d'utilisation du français dans les technologies de l'information

La Politique sur l'utilisation du français dans les technologies de l'information vise à assurer l'utilisation du français intégral dans les technologies de l'information aussi bien pour les relations des ministères et organismes avec les citoyens que pour les communications au gouvernement. Ainsi les composants d'infratrusture et les logiciels seront de préférence choisis pour le français en tenant compte de l'impact monétaire.

La gestion documentaire au gouvernement doit répondre à des exigences législatives spécifiques. Ces exigences et le contexte actuel favorisant le gouvernement en ligne ou e-governement incitent les gouvernements à faire preuve de plus de transparence et d'ouverture envers leurs citoyens. Pour le gouvernement du Québec, un des moyens mis en oeuvre pour répondre à cette volonté est l'acte d'enregistrement institutionnel.

L'enregistrement d'un document se fait par le biais d'un formulaire électronique dans lequel sont saisies les valeurs d’attributs composant un profil de métadonnées. Un profil de métadonnées se compose d’informations pour nommer, identifier, décrire et classifier les documents au moment de leur enregistrement. Le Comité de métadonnées a émis une hypothèse de départ en identifiant les besoins en matière de métadonnées et en traduisant ces besoins en profils de métadonnées. Un modèle a été développé pour traduire ses profils en schémas XML. De même, un modèle de fiche pour l'acte d'enregistrement institutionnel a également été développé en schéma XML. Ce choix technologique s'est effectué sur la base des caractéristiques du langage XML favorisant l'échange, la réutilisation et la conservation des données. Le type de publications visées par le cas d'application sont dans le portail web du gouvernement du Québec (@@http://www.gouv.qc.ca.), lequel est supporté par le Ministère des relations avec le citoyen et de l'immigration (MRCI). C'est pourquoi c'est ce dernier qui joue le rôle de registrairede l'enregistrement institutionnel.

Le dépôt légal s'applique aux documents électroniques depuis 1992. Il se limitait alors aux publications diffusées sur un support matériel (cédérom, disquette, etc.). Depuis 2001, un programme de dépôt légal pour les publications en série et les monographies diffusées sur Internet par le gouvernement du Québec s'implante progressivement. Le programme comporte six phases. Le cas d'application s'insère dans la phase III qui consiste au dépôt de l'ensemble des titres non déposés et diffusés par les ministères du gouvernement du Québec (environ 6 000 titres).

Les principes directeurs du dépôt légal :

La Bibliothèque a également déterminé des critères de sélection pour qu'un document diffusé sur Internet soit soumis au dépôt légal à la BNQ. Ces critères seront élargies au fil du temps. Lors du cas d'application, ils étaient au nombre de trois :

L'enregistrement au dépôt légal d'une publication gouvernementale diffusée sur Internet s'effectue de la manière suivante: les données sont entrées par le déposant à l'aide du formulaire de dépôt légal en ligne sur le site de la BNQ. Elles sont ensuite transférées dans une base de données locale à la BNQ. Les informations sont validées par l’équipe du dépôt légal et les fichiers signalés capturés directement sur le site web de l’éditeur. Après vérification de la fonctionnalité de la publication, le titre est enregistré au dépôt légal et suit le processus habituel de traitement documentaire.

Pour les fins du cas d'application, un exercise d'appariement entre les métadonnées des profils gouvernementaux et les "métadonnées" des formulaires d'enregistrement en ligne de la Bibliothèque nationale a été effectué.

Une grille à été établie par le GRDS, puis validée à travers différentes réunions impliquant la Bibliothèque nationale et la firme Irosoft, jusqu'à ce qu'on en arrive à une version satisfaisante pour tous et pouvant rendre compte des besoins et de la BN et du gouvernement.

Le cas d'application est architecturé autour de trois services : un Service de complétion, un Service d'enregistrement institutionnel et un Service du dépôt légal de la Bibliothèque nationale du Québec. Un diagramme d'architecture technique a été réalisé par l'équipe d'Irosoft.

Les modèles utilisés sont : (à compléter)

La validation du profil en tant qu'objet global se fait par les usagers via l'interface de saisie [la validation du profil est à éclaircir avec Christian. Ce qui suit sont des notes en vrac.]. Confrontation du profil avec les publications web. Parle-t-on ici de l'interface qui présente trois différents formulaires selon le type de document? Du fait que nous sommes passé de 1 profil général à 3 profils spécifiques ?

Les métadonnées gouvernementales représentent un vocabulaire commun au sein de l'appareil gouvernemental. Ce vocabulaire a été élaboré par le Comité de métadonnées sur la base de besoins identifiés. Les métadonnées gouvernementales sont regroupés à l'intérieur de profils de métadonnées : un profil de métadonnées pour les docuemnts de référence et un profil de métadonnées pour les documents de transaction.

Le cas d'application permet au CRGGID de dialoguer avec les utilisateurs des profils de métadonnées développés, qui sont, d'une part, l'usager final à l'intérieur du ministère qui remplit le formulaire et d'autre part, la Bibliothèque nationale qui reçoit des données issus de ce même formulaire. La firme Irosoft en développant l'interface du côté de l'utilisateur devient un vis-à-vis important pour le CRGGID à travers ce dialogue, une sorte d'intermédiaire entre les besoins réels et ceux identifiés par le Comités de métadonnées.

Pour le GRDS, le cas d'application a pour fonction principale d'appliquer de façon pratique la modélisation effectuée pour les profils de métadonnées et d'en tirer des enseignements pour la validation de certaines pistes méthodologiques. L'expertise en informatique et en implantation réelle d'outils de la firme Irosoft est importante pour le GRDS car elle lui permet de s'ancrer dans la réalité et d'avoir du « feed-back » pertinent sur les choix technologiques effectués et d'en vérifier l'application pratique.

Les métadonnées gouvernementales sont donc validées sous plusieurs aspects à travers le cas d'application :

L'enregistrement institutionnel est un concept issu des travaux du Chantier en ingénierie documentaire qui fut repris dans le cadre du projet de recherche-consultation XML en route au gouvernement du Québec. Dans le cadre du CRGGID, l'enregistrement institutionnel constitue la pierre angulaire autour de laquelle se grefferont les outils développés : « Le point central du Guide est de permettre un enregistrement institutionnel du document, via une interface Web, à partir de toute application où un document a été créé ou reçu (@@ L'ingénierie documentaire : nature, portée, orientations normatives) ».

Deux des livrables portent sur la spécification des processus d'affaires selon ebXML ( Electronic Business using eXtensible Markup Language ). Le processus retenu pour ce faire a été l'acte d'enregistrement institutionnel pour deux raisons : à cause de son rôle de pierre angulaire évoqué ci-haut et parce qu'il s'agit d'un processus que l'on pourrait qualifier de « stéréotypé », grefffable à n'importe quel processus d'affaires au gouvernement (et pouvant s'instancier de différentes façons?).

EbXML est une une suite modulaire de spécifications permettant aux entreprises de toutes les tailles de faire du commerce électronique sur Internet. Commandité officiellement par UN/CEFACT (United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business) et OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards), le projet est basé sur des normes internationales tels que XML - W3C et UML - OMG. Le modèle ebXML fournit des règles d'écriture pour décrire un processus d'affaire.

Le concept d'enregistrement institutionnel comme "moment opportun pour effectuer des opérations documentaires et/ou alimenter des processus d'affaire" se trouve à être validé également à travers un cas réel. Cela permet de vérifier certaines assertions relatives à l'acte d'enregistrement institutionnel dans un contexte de gestion documentaire, plus particulièrement que l'acte d'enregistrement :

Un modèle d'une fiche d'enregistrement institutionnel basé sur ebXML et utilisant ses règles d'écriture a été développé et traduit en schéma XML. Pour valider ce modèle, il s'agissait de trouver un processus dans lequel pouvait s'insérer l'acte d'enregistrement institutionnel. C'est donc plus spécifiquement le modèle ebXML du processus d'enregistrement institutionel qui est à valider. Le processus trouvé pour ce faire est celui du présent cas d'application soit l'enregistrement au dépôt légal des publications gouvernementales diffusées sur Internet.

Le schéma et le modèle sont validés à travers le développement informatique du prototype d'Irosoft (voir architecture technique). Pour pouvoir valider le modèle, le rôle d'Irosoft a été de trouver des outils ebMXL Messaging et d'aménager des échanges entre le service d'enregistrement institutionnel et le service de complétion pour utiliser ces outils. Le cas d'application permet de vérifier les règles d'écriture ebXML et quelques « goodies » : pertinence de créer des métadonnées pour la description des documents, signature électronique (le cas échéant), dépôt automatisé à la BNQ, etc.

Hypothèse de départ : un profil pour les documents de référence. Avec le cas d'application : profils par types de document - monographie, périodique et numéro de périodique.

Avec le cas d'application, on a vu se préciser l'idée d'un "pool" de métadonnées à partir duquel seraient développés différents profils, dont le profil pour les documents de référence. Le cas d'application a mis en lumière le fait qu'un seul profil de métadonnées pour décrire les documents de référence rend difficilement compte des spécificités propres aux différents types (monographie, périodique, numéro de périodique) ou formats (technologique, papier, ...) sans un minimun de complexité, car il faut tenir compte de tous les cas de figure. Pour le cas d'application, une première difficultée provenait du format même des documents ciblés, les publication web, c'est à dire diffusés sur Internet, et une seconde difficulté était en liée aux types de documents dépsés : monographie, périodique et numéro de périodique. La BNQ dispose de trois formulaires, un pour chaque type de document - monographie, périodique et numéro de périodique - et chaque formulaire comporte des champs uniques. [est-ce bien là que ça va? à compléter]

La modélisation des métadonnées gouvernementales a donné lieu a une réflexion sur une possible utilisation du modèle Dublin Core et a introduit les termes d'"enrichissement" et "schèmes d'encodage." (Voir les documents Notes de modélisation version 1.0 et 2.0.)

Aussi, la confrontation des métadonnées gouvernementales avec le monde réel a permis d'évaluer les choix faits par le comité et de combler certaines lacunes. L'exercice d'appariement a soulevé des difficultés qui ont donné lieu à des modifications ou sugestions de modifications pour certaines des métadonnées gouvernementales. Des éléments d'informations requis par les formulaires de la BNQ comme le coût pour un abonnement à un périodique n'avait pas de correspondance adns les métadonnées gouvernementales. Ainsi, pour répondre à ces besoins de nouvelles métadonnées ont été créés sous la forme d'enrichissements :

Par ailleurs, des difficultés posés par la nature répétable ou non répétable d'un élément de métadonnée ainsi que sur le statut (obligatoire, conditionnel, facultatif) de certaines métadonnées définit par le profil ont donné lieu à certains ajustement limité aux strictes fins du cas d'application mais nourissant la réflexion du Comité [vérifier cet aspect]. Ainsi, les paramètres suivants ont été fixé :

Des difficultés relatives à la transmission des données aliment la réflexion sur le concept d'enregistrement institutionnel en tant que processusd'affaire susceptible d.alimenter d'autres processus, tel le dépôt légal. En fait, la nécessité de fixer des "paramètres" en dehors de l'enregistrement, telle l'entente préalable entre les M/O et la BNQ pour l'échange de mot de passe concernant les documetns protégés, est rapidement apparue. De la même façon, le cas d'application a permis de conclure que si un service d'enregistrement institutionnel peut servir différentes fins, il est nécessaire que les clients de ce service définissent eux-mêmes un filtre d'exportation pour harmoniser les données. Par exemple, les formulaires de la BNQ comporte une longueur limité de champ alors que la fiche d'enregistrement institutionnel possède des champs de longueur illimité. Ce serait donc à la BNQ de tronquer les données à partir d'un filtre d'exportation qu'elle développerait elle-même et non l'inverse.

La validation concernant ebXML est non-opérationnelle puisque le modèle ebXML n'est pas encore suffisament solide pour être pleinement opérationnel (oui/non?)

Pour le cas d'application (seulement?), on a ajouté au schéma XML de la fiche d'enregistrement institutionnel une métadonnée d'administration "Identifiant", laquelle correspond dams les fomulaires de la BNQ au champ indiquant l'adresse de courriel de la personne qui remplit le formulaire. Cette métadonnée d'administration permet d'identifier la personne qui fait la saise des données et la date de soumission.

Des modifications ont été apporté au schéma concernant les types de documents "périodique" et "no de périodique".

L'architecture minimale applicable à chacune des deux applications, soit celle qui devrait dans un premier temps être développée par l'intégrateur, a été décrite dans l'appel d'offres. Étaient également mentionnés certains aspects qui pourraient être inclus si le temps le permettait. Le but du présent document est de décrire un peu plus précisément l'architecture minimale de chaque cas d'application, de même que certains ajouts possibles, le cas échéant, de façon à ce que l'intervention de l'intégrateur soit la plus efficace possible. Nous entendons aussi fixer certains paramètres encadrant le travail de l'intégrateur, toujours avec le même objectif d'efficacité.

Pour être enregistrable, un document versé ou référencé doit être accompagné de sa fiche de métadonnées dans laquelle a été saisies ou transférées des valeurs de composant du profil de métadonnées gouvernemental. Un profil de métadonnées se compose d’informations pour nommer, identifier, décrire et classifier les documents au moment de leur enregistrement.

Le commité de métadonnée du Gouvernement du Québec définit un profil des documents de transaction comme suit :

Le profil des métadonnées de transaction reprend en majorité le profil des documents de référence, cependant il requiert des métadonnées associées à leur valeur probante. La différence entre les profils est d'abord due à cette raison d'ordre juridique. Par exemple, alors que pour un livre, l'éditeur est important, pour un document comme un contrat ou un chèque, le (ou les) signataire est important.

Obtenir l’accompagnement linguistique et ergonomique du Groupe Rédiger de l’Université Laval dans la mesure d’une intelligibilité nécessaire par le signataire de ce qu’il signe conformément aux exigences de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information.

Aller voir ISO15489.

Enrichissement "à la main". technologie de formulaires.

système de version des fiches dans l'entièreté ou par fragments.

Profils de métadonnées pour les documents gouvernementaux 28-11-2003

Répertoire des programmes et services du Gouvernement du Québec